Máy photocopy cũ hay máy in laser: trường nên chọn gì?

Nhiều trường băn khoăn giữa việc đầu tư một máy photocopy hay thêm vài máy in laser. Câu trả lời phụ thuộc vào cách trường đang in: in nhiều bản của cùng một tài liệu, hay in nhiều tài liệu khác nhau với số lượng ít.

Khi nào nên dùng máy photocopy

• Thường xuyên nhân bản đề kiểm tra, phiếu bài tập cho cả khối.
• Cần copy trực tiếp từ bản giấy, sách tham khảo.
• Muốn in tốc độ cao, khay giấy lớn, ít phải nạp giấy.

Khi nào nên dùng máy in laser

• Giáo viên in giáo án, tài liệu riêng với số lượng nhỏ.
• Cần đặt máy ở nhiều phòng: phòng tổ, phòng giáo vụ, phòng kế toán.
• Muốn in trực tiếp từ máy tính, in hai mặt tiết kiệm giấy.

Vì sao máy cũ là lựa chọn hợp lý

Với ngân sách hạn chế, máy photocopy và máy in laser văn phòng đã qua sử dụng giúp trường có thiết bị công suất phù hợp mà không phải đầu tư lớn. Điều quan trọng là máy phải được kiểm tra kỹ cụm trống, cụm sấy, khay giấy và copy thử trước khi giao.

Thần Vũ tư vấn dựa trên khối lượng in thực tế, vị trí đặt máy và số người dùng. Nhiều trường kết hợp một máy photocopy đặt tại phòng giáo vụ để nhân bản đề, cùng vài máy in laser in mạng cho các tổ chuyên môn, vừa đáp ứng nhu cầu vừa giảm tải cho từng máy.

Quản lý thiết bị in ấn trong trường hiệu quả

Thiết bị in ấn trong trường thường có nhiều người dùng, ít người chịu trách nhiệm chính, nên dễ xuống cấp nhanh. Một vài thói quen quản lý đơn giản giúp máy bền hơn và chi phí ổn định hơn.

Gợi ý cho phòng hành chính

• Lập danh sách thiết bị: ghi tên máy, vị trí đặt, loại hộp mực, lần sửa gần nhất. Khi gọi kỹ thuật, bạn chỉ cần đọc thông tin là được tư vấn nhanh.
• Dán hướng dẫn ngắn cạnh máy: cách lấy giấy kẹt, cách xử lý khi báo hết mực, số điện thoại hỗ trợ.
• Dùng giấy đúng loại: giấy quá mỏng, quá dày hoặc giấy đã qua sử dụng một mặt bị nhăn là nguyên nhân kẹt giấy phổ biến.
• Tắt máy cuối ngày, nghỉ hè: che phủ máy tránh bụi, rút điện khi nghỉ dài ngày.

Xử lý thiết bị cũ, hỏng

Máy hỏng lâu ngày để trong kho vừa chiếm chỗ vừa khó theo dõi. Nhà trường có thể liên hệ Thần Vũ để kiểm tra: máy còn sửa được thì báo giá sửa, máy không còn giá trị sử dụng thì có thể thu mua, thanh lý. Với máy tính, nên xóa dữ liệu học sinh, hồ sơ nội bộ trước khi thanh lý.

Đừng quên máy hủy tài liệu

Đề thi thừa, bản nháp đề, hồ sơ cá nhân cần được hủy đúng cách. Thần Vũ cũng sửa máy hủy tài liệu khi máy kẹt giấy, không chạy hoặc kêu to.