Cách lập danh mục thiết bị văn phòng trước khi ký bảo trì

Danh mục thiết bị là nền tảng của mọi hợp đồng bảo trì. Có danh mục rõ ràng, đơn vị sẽ dễ lập ngân sách, dễ theo dõi và không bị bỏ sót máy. Bạn có thể tự chuẩn bị trước hoặc để kỹ thuật Thần Vũ hỗ trợ khi khảo sát.

Thông tin cần ghi cho mỗi thiết bị

1. Loại thiết bị và hãng, model: xem trên tem dán phía sau hoặc dưới đáy máy.
2. Vị trí đặt: phòng ban, tầng, người sử dụng chính.
3. Thời gian sử dụng ước tính: mua mới hay mua lại, đã dùng khoảng bao lâu.
4. Mức độ sử dụng: dùng chung hay cá nhân, in nhiều hay ít.
5. Lịch sử sửa chữa: đã từng hỏng gì, thay gì, nếu còn nhớ.
6. Vật tư đi kèm: mã hộp mực, mã mực photocopy, loại pin, sạc với laptop.

Mẹo giúp quản lý dễ hơn

• Dán nhãn mã thiết bị lên từng máy, ví dụ theo tên phòng và số thứ tự.
• Lưu danh mục ở một file chung để người phụ trách mới cũng nắm được.
• Cập nhật danh mục mỗi khi mua mới, chuyển phòng hoặc thanh lý thiết bị.

Khi có danh mục, việc nhìn ra máy nào hay hỏng, máy nào nên thay cũng dễ dàng hơn nhiều. Thần Vũ ghi nhận tình trạng sau mỗi lần bảo trì để danh mục luôn được cập nhật, giúp đơn vị đưa ra quyết định có cơ sở.

Bảo trì thiết bị cho trường học và cơ quan: những lưu ý riêng

Trường học và cơ quan hành chính có đặc thù khác với doanh nghiệp: thiết bị nhiều người dùng chung, thời điểm cao điểm cố định và thường cần thủ tục rõ ràng. Một kế hoạch bảo trì phù hợp sẽ tính đến những điểm này.

Với trường học

• Bảo trì trước năm học mới: kỳ nghỉ hè là thời điểm lý tưởng để vệ sinh, kiểm tra toàn bộ máy photocopy, máy in và phòng máy tính.
• Chuẩn bị cho mùa thi: máy photocopy và máy in phòng hành chính chạy hết công suất khi in đề, in giấy thi. Nên kiểm tra và đổ mực trước một thời gian.
• Phòng máy tính học sinh: cần vệ sinh bụi, kiểm tra nguồn, bàn phím, chuột vì tần suất sử dụng cao.

Với cơ quan hành chính

• Máy tại bộ phận một cửa: máy in, máy scan, máy tính tiếp nhận hồ sơ cần được ưu tiên vì ảnh hưởng trực tiếp đến người dân.
• Máy hủy tài liệu: thường bị bỏ quên đến khi kẹt hoặc cháy mô tơ, nên đưa vào danh mục bảo trì.
• Biên bản và ghi nhận: mỗi lần bảo trì nên có ghi nhận công việc để thuận tiện cho việc theo dõi, quản lý tài sản.

Lời khuyên chung

Hãy chỉ định một người đầu mối phía đơn vị để nhận lịch, báo sự cố và xác nhận công việc. Việc trao đổi qua một người giúp mọi thứ nhanh, rõ ràng hơn. Thần Vũ sẽ làm việc với đầu mối này trong suốt thời gian hợp đồng.