Đến kỳ quyết toán mới lục tìm hóa đơn của quý trước, hay tủ hồ sơ đầy những tập giấy không nhãn: đó là lúc văn phòng cần xem lại cách dùng file, hộp đựng tài liệu. Chọn đúng loại file cho từng nhóm giấy tờ giúp tìm nhanh, giấy không quăn mép và tủ hồ sơ gọn hơn hẳn.

Thần Vũ bán file và hộp lưu trữ cho doanh nghiệp, trường học và hộ kinh doanh tại Hà Nội, tư vấn cách sắp xếp theo khối lượng giấy tờ thực tế và giao tận nơi.

File còng, file lá và hộp đựng tài liệu xếp trên kệ văn phòng tại Hà Nội — File còng nhiều màu gáy và hộp lưu trữ hồ sơ văn phòng (ảnh minh họa)

Các loại file thường dùng và công dụng

Loại	Dùng cho	Khi nào không nên dùng
File lá (túi nhựa trong)	Bảo vệ vài tờ cần trình ký, mang đi họp	Lưu trữ lâu số lượng lớn
File cúc, túi khóa kéo	Một bộ hồ sơ riêng: hồ sơ nhân sự, hồ sơ thầu	Giấy tờ cần lật xem thường xuyên
File kẹp, file trình ký	Văn bản chờ ký, biên bản trong ngày	Tập quá dày, kẹp không giữ nổi
File còng (còng bật)	Chứng từ kế toán, hóa đơn theo tháng	Giấy không đục lỗ được
File nhiều lá (file lá nhiều ngăn)	Catalogue, bảng giá, bản in mẫu cho khách xem	Hồ sơ cần thêm bớt tờ liên tục
Hộp tài liệu nhựa hoặc giấy cứng	Lưu kho hồ sơ đã đóng năm	Giấy tờ đang xử lý hằng ngày

Gợi ý sắp xếp hồ sơ cho văn phòng nhỏ

Không cần phần mềm phức tạp, chỉ cần quy ước nhất quán. Nhiều văn phòng chia thành ba tầng: giấy tờ đang xử lý nằm trong file trình ký trên bàn; giấy tờ của năm hiện tại nằm trong file còng theo tháng hoặc theo đối tác; giấy tờ đã đóng sổ chuyển sang hộp tài liệu, dán nhãn năm và phòng ban rồi cất lên tủ trên cùng.

Dùng màu gáy file khác nhau cho từng phòng ban hoặc từng loại chứng từ.
Gáy file ghi rõ năm, tháng, nội dung; viết bằng bút dạ không phai.
Giữ một tờ danh mục ở đầu mỗi hộp lưu trữ, liệt kê các file bên trong.
Bản scan song song giúp tra cứu nhanh mà không cần lấy hộp xuống.

Nếu văn phòng muốn số hóa song song, một chiếc máy scan hai mặt sẽ tiết kiệm nhiều công; bạn có thể tham khảo máy scan cũ scan hồ sơ hai mặt.

Hộp đựng tài liệu: chọn theo khổ giấy và nơi cất

Trước khi đặt hộp, hãy đo chiều sâu ngăn tủ và chiều cao kệ. Hộp có gáy rộng chứa được nhiều file còng nhưng có thể không vừa tủ cũ. Hộp nhựa chịu ẩm tốt hơn, hợp với kho tầng trệt hoặc phòng hay nồm vào mùa xuân ở Hà Nội; hộp giấy cứng nhẹ, xếp chồng gọn và dễ ghi nhãn. Hồ sơ khổ A3 như bản vẽ, sơ đồ cần hộp hoặc ống riêng, đừng gấp đôi vì nếp gấp lâu ngày dễ rách.

Thần Vũ giao file, hộp tài liệu cho văn phòng

Bạn cho biết loại giấy tờ cần lưu, khối lượng ước chừng và kích thước tủ.
Thần Vũ đề xuất loại file, số lượng, màu gáy và báo giá trước.
Bạn duyệt, nhân viên soạn hàng, đóng thùng riêng theo phòng ban nếu cần.
Giao tận nơi nội thành Hà Nội, đặt định kỳ theo tháng hoặc theo quý; hàng lỗi đổi theo thỏa thuận.

Đơn file có thể gộp cùng mực in và bảo trì máy để giảm số lần nhận hàng; xem thêm dịch vụ cho doanh nghiệp hoặc chọn thêm món khác tại trang văn phòng phẩm.