Giải thể doanh nghiệp là quá trình nhiều việc: thanh toán công nợ, quyết toán thuế, chấm dứt hợp đồng lao động, trả văn phòng. Máy tính thường được xử lý cuối cùng, vội vàng, trong khi chính chúng chứa nhiều dữ liệu nhạy cảm nhất. Bài viết dành cho chủ doanh nghiệp, kế toán và người phụ trách hành chính đang lên kế hoạch công ty giải thể thanh lý máy tính sao cho vừa gọn, vừa không để lọt dữ liệu ra ngoài.

Nguyên tắc chung: lưu trữ trước, xóa sau, bán cuối cùng. Đảo ngược thứ tự là tự tạo rủi ro cho mình.

Dữ liệu nào trên máy cần giữ lại

Máy tính văn phòng của một công ty đang hoạt động thường có:

• Phần mềm và dữ liệu kế toán, sổ sách, báo cáo tài chính các năm.
• Hợp đồng với khách hàng, nhà cung cấp, đối tác.
• Hồ sơ nhân sự, bảng lương, thông tin bảo hiểm.
• Email công việc lưu offline, danh bạ khách hàng.
• Chữ ký số, file chứng thư, phần mềm khai thuế, hóa đơn điện tử.

Một số tài liệu doanh nghiệp có nghĩa vụ lưu trữ trong thời gian nhất định kể cả sau khi giải thể. Hãy hỏi kế toán hoặc đơn vị tư vấn pháp lý để biết cần giữ gì, giữ ở đâu, trong bao lâu. Thần Vũ không tư vấn thay về nghĩa vụ lưu trữ này.

Thứ tự xử lý an toàn

1. Kế toán và người phụ trách lập danh sách dữ liệu cần lưu trữ trên từng máy.
2. Sao lưu ra ít nhất hai nơi: ổ cứng ngoài và lưu trữ đám mây của công ty hoặc của chủ doanh nghiệp.
3. Kiểm tra lại bản sao lưu mở được, đủ file, không lỗi.
4. Thu hồi chữ ký số, token USB, khóa phần mềm cắm trên máy.
5. Đăng xuất email, phần mềm, dịch vụ đám mây trên từng máy.
6. Quyết định với từng máy: xóa dữ liệu hay tháo ổ giữ lại.
7. Sau cùng mới liên hệ bên thu mua để bán thiết bị.

Bước 6 là điểm mấu chốt. Bài vì sao format chưa đủ để xóa dữ liệu giải thích các mức độ xóa, còn bài tháo ổ cứng giữ lại khi thanh lý nói về phương án không để ổ rời khỏi công ty.

Xóa hay tháo ổ: chọn theo mức độ nhạy cảm

Máy bán không kèm ổ vẫn có giá trị, chỉ được trừ phần ổ. Đây thường là lựa chọn an tâm nhất cho các máy chứa dữ liệu tài chính.

Gom thiết bị để bán một lần

Ngoài máy tính, văn phòng giải thể thường còn máy in, máy photocopy, máy scan, máy hủy tài liệu, màn hình, thiết bị mạng. Gom chung giúp chỉ cần một lần hẹn, một lần kiểm tra và một biên bản. Lưu ý máy photocopy, máy scan đời mới có thể có bộ nhớ lưu bản chụp, cũng cần xóa trước. Trang thanh lý thiết bị văn phòng cũ liệt kê các loại máy Thần Vũ nhận mua.

Nếu cùng lúc công ty trả văn phòng, bài về thu mua đồ khi chuyển văn phòng có thêm gợi ý sắp xếp.

Thần Vũ hỗ trợ doanh nghiệp giải thể ra sao

1. Nhận danh sách thiết bị và ảnh qua Zalo 0983 504 555 hoặc điện thoại.
2. Báo giá sơ bộ cho từng nhóm và cả lô.
3. Hẹn đến văn phòng, kiểm tra thực tế, chốt giá sau khi kiểm tra.
4. Xóa dữ liệu hoặc tháo ổ ngay tại văn phòng, trước mặt người đại diện công ty.
5. Thanh toán khi chốt, lập biên bản bàn giao liệt kê thiết bị theo thỏa thuận.
6. Tự tháo dỡ, vận chuyển, để lại mặt bằng gọn cho bàn giao văn phòng.

Về hóa đơn, chứng từ khi thanh lý tài sản của doanh nghiệp đang giải thể, bạn nên trao đổi trước với kế toán của bên bạn rồi báo lại yêu cầu cụ thể. Xem thêm trang thanh lý máy tính cũ và trang tổng hợp thu mua máy văn phòng cũ.

Những sai lầm hay gặp

• Cho nhân viên nghỉ việc mang laptop về mà không thu hồi hay xóa dữ liệu.
• Bán máy vội trước khi kế toán sao lưu xong dữ liệu quyết toán.
• Chỉ format nhanh rồi bán, nghĩ rằng như vậy là đã xóa sạch.
• Quên token chữ ký số cắm ở cổng USB phía sau thùng máy.

Tình huống thường gặp: công ty nhỏ ở Cầu Giấy giải thể, giám đốc tưởng đã sao lưu đủ, đến khi quyết toán mới phát hiện thiếu dữ liệu một năm trên máy kế toán cũ. Rất may máy chưa bán. Hãy kiểm tra kỹ bản sao lưu trước khi xóa.

Trường hợp phòng máy trường học thanh lý theo lô cũng có quy trình tương tự, xem bài trường học thay phòng máy.

Câu hỏi thường gặp

Công ty đã đóng mã số thuế, có bán máy được không?

Việc này phụ thuộc thủ tục của công ty bạn. Hãy hỏi kế toán trước, sau đó báo Thần Vũ để thống nhất giấy tờ bàn giao.

Có thể chỉ bán thùng máy, giữ lại toàn bộ ổ cứng?

Được. Kỹ thuật tháo ổ ngay tại chỗ, giao lại người đại diện công ty.

Máy chủ, NAS của công ty có được thu mua?

Có thể, tùy loại. Thường nên tháo ổ dữ liệu giữ lại trước khi bán phần còn lại.

Xóa dữ liệu có làm trước mặt chúng tôi không?

Có. Kỹ thuật thực hiện tại văn phòng, người đại diện công ty quan sát.

Laptop đang ở nhà nhân viên đã nghỉ việc thì sao?

Công ty nên thu hồi về văn phòng trước để xử lý dữ liệu tập trung, rồi gom chung vào lô.

Doanh nghiệp đang giải thể cần thanh lý máy tính và xử lý dữ liệu? Gọi Thần Vũ: 0965.305.158 hoặc 024 3992 1369, hay nhắn Zalo danh sách thiết bị để được hỗ trợ.