0983504555
Biên bản bàn giao khi bán máy photocopy cũ nên có những gì
Chào mừng Quý khách đến với Máy in - Mực in Thần Vũ, đơn vị uy tín hàng đầu chuyên cung cấp các giải pháp thiết bị máy văn phòng, máy in và mực in chất lượng cao. Chúng tôi tự hào mang đến cho khách hàng những sản phẩm và dịch vụ tối ưu, đảm bảo hiệu suất công việc với chi phí tiết kiệm nhất.
Mực in Thần Vũ – Uy tín tạo niềm tin, Chất lượng làm nên thương hiệu!
Với hộ gia đình, bán một chiếc máy photocopy cũ có thể chỉ cần thỏa thuận miệng và trả tiền. Với công ty, cơ quan, máy photocopy là tài sản có trong sổ sách. Khi máy rời văn phòng, cần giấy tờ để ghi nhận. Một biên bản bàn giao máy photocopy được soạn kỹ giúp bộ phận hành chính đối chiếu tài sản, giúp hai bên rõ ràng về những gì đã giao, và là bằng chứng cho việc dữ liệu đã được xử lý.
Bài này không phải hướng dẫn pháp lý hay kế toán. Đây là gợi ý thực tế từ phía bên thu mua về những mục thường cần ghi, để bạn tham khảo và điều chỉnh theo quy định nội bộ.
Vì sao không nên bỏ qua biên bản
- Đối chiếu tài sản: phòng hành chính cần biết đúng máy nào, serial nào đã rời công ty.
- Tránh tranh cãi về phụ kiện: khay phụ, bộ đảo bản gốc, chân kệ, mực dự phòng có đi cùng hay không.
- Ghi nhận tình trạng: máy bán theo hiện trạng nào, có lỗi gì đã được hai bên biết.
- Bằng chứng về dữ liệu: ổ cứng đã xóa hay đã tháo trả, ai làm, làm lúc nào.
Ở nhiều công ty, người ký bàn giao không phải người quyết định bán. Có biên bản thì người quản lý về sau vẫn nắm được đầy đủ.
Các mục nên có trong biên bản
| Mục | Ghi như thế nào | Ghi chú |
|---|---|---|
| Thông tin hai bên | Tên đơn vị, người đại diện, số điện thoại | Ghi rõ người trực tiếp bàn giao và nhận |
| Thời gian, địa điểm | Ngày bàn giao, địa chỉ đặt máy | Trùng với ngày tháo dỡ thực tế |
| Tên và model máy | Ghi đúng như tem trên máy | Không ghi chung chung "máy photo" |
| Số serial | Chép từ tem, nên chụp ảnh kèm | Khớp với sổ tài sản nếu có |
| Số đếm tại thời điểm giao | Số tổng, có thể kèm số theo khổ giấy | Đính kèm trang in báo cáo nếu in được |
| Phụ kiện kèm theo | Liệt kê từng món | Món nào không đi kèm cũng ghi rõ |
| Tình trạng | Mô tả ngắn: chạy bình thường, lỗi cụ thể, không lên nguồn | Ghi "bán theo hiện trạng" nếu đã thỏa thuận |
| Xử lý dữ liệu | Đã xóa qua menu, đã xóa ổ, hoặc đã tháo ổ giao lại | Có chữ ký người chứng kiến |
| Giá trị và hình thức thanh toán | Theo thỏa thuận | Có thể tách thành văn bản riêng |
Ghi số đếm sao cho chính xác
Số đếm thay đổi mỗi lần máy chạy. Vì vậy hãy ghi tại thời điểm cuối cùng, sau khi kỹ thuật viên đã chạy thử xong. Nếu máy in được trang báo cáo số đếm, kẹp trang đó vào biên bản. Nếu không, chụp ảnh màn hình và ghi chú "theo ảnh chụp ngày bàn giao".
Ghi tình trạng: ngắn gọn nhưng cụ thể
Tránh các từ mơ hồ như "còn tốt", "hơi lỗi". Thay vào đó: "copy rõ, khay hai kéo giấy lệch", "máy không lên nguồn, chưa xác định nguyên nhân", "kính scan có vết xước góc trái". Cách ghi này bảo vệ cả hai bên.
Xác nhận xóa dữ liệu: phần doanh nghiệp hay quên
Máy photocopy văn phòng có thể lưu bản scan, danh bạ email, thư mục mạng. Khi bán cho Thần Vũ, việc xóa dữ liệu hoặc tháo ổ trả lại được làm ngay trước mặt người đại diện của bạn. Trong biên bản nên có một dòng xác nhận:
- Phương pháp xử lý: xóa qua chức năng của máy, xóa toàn bộ ổ, hay tháo ổ.
- Người thực hiện và người chứng kiến.
- Nếu tháo ổ: ổ được giao cho ai, có số serial ổ nếu đọc được.
- Xác nhận đã xóa cấu hình mạng, tài khoản email, thư mục chia sẻ lưu trên máy.
Trao đổi với kế toán trước khi ký
Mỗi đơn vị có quy định riêng về thanh lý tài sản: có nơi cần quyết định thanh lý, hội đồng kiểm kê, có nơi chỉ cần biên bản đơn giản. Các vấn đề về chứng từ, khấu hao, hóa đơn nên trao đổi trước với kế toán của bên bạn để biết cần chuẩn bị gì. Thần Vũ hỗ trợ biên bản bàn giao, thanh lý theo nội dung hai bên thỏa thuận.
Trường học và cơ quan nhà nước thường có quy trình nhiều bước hơn, bạn có thể xem thêm bài về cơ quan, trường học thanh lý máy photocopy.
Trình tự bán máy và bàn giao với Thần Vũ
- Gửi ảnh tem model, số đếm, tình trạng qua Zalo, báo luôn nhu cầu có biên bản.
- Kỹ thuật viên báo giá sơ bộ, thống nhất mẫu biên bản.
- Đến kiểm tra thực tế, chốt giá.
- Xóa dữ liệu hoặc tháo ổ, điền biên bản, hai bên ký.
- Thanh toán, tháo dỡ và vận chuyển.
Chi tiết các bước có trong bài trình tự bán photocopy cũ. Máy đời rất cũ, xem máy đời cũ khó tìm linh kiện. Văn phòng thay máy lớn bằng máy nhỏ, xem văn phòng in ít chuyển sang máy đa năng. Khi thanh lý nhiều loại thiết bị cùng lúc, tham khảo thanh lý thiết bị văn phòng cũ. Thông tin dịch vụ: thu mua máy photocopy cũ, thu mua máy văn phòng cũ Hà Nội.
Câu hỏi thường gặp
Hộ kinh doanh nhỏ có cần biên bản không?
Không bắt buộc, nhưng vẫn nên có một tờ giấy ghi model, serial, ngày bán, tình trạng và chữ ký hai bên để lưu.
Ai soạn biên bản, bên bán hay bên mua?
Bên nào soạn cũng được. Nếu công ty bạn có mẫu riêng, gửi trước để kỹ thuật viên xem và điền đúng.
Có thể ghi gộp nhiều máy vào một biên bản?
Có. Lập bảng liệt kê từng máy với model, serial, số đếm, tình trạng riêng.
Biên bản có cần đóng dấu?
Tùy quy định nội bộ của đơn vị bạn. Hãy hỏi bộ phận kế toán, hành chính trước ngày bàn giao.
Cần bán máy photocopy và có biên bản rõ ràng? Gửi ảnh qua Zalo 0983 504 555, gọi 0965.305.158 hoặc máy bàn 024 3992 1369 để thống nhất nội dung trước ngày hẹn.
Chỉ đường
Chỉ đường
Chỉ đường
