Máy in đa năng ở phòng hành chính báo lỗi bộ quét, không scan được công văn đến. Quy định của đơn vị không cho mang thiết bị có lưu dữ liệu ra khỏi trụ sở, cũng không cho người ngoài ở một mình trong phòng. Đây là yêu cầu thường gặp khi các đơn vị gọi sửa máy in cơ quan Ba Đình: kỹ thuật phải làm tại chỗ, có cán bộ đi cùng, và mọi bộ phận có thể chứa dữ liệu ở lại cơ quan.

Ba Đình tập trung nhiều cơ quan, văn phòng đại diện và đơn vị sự nghiệp. Máy in phun màu đa năng được dùng nhiều để scan hồ sơ, in tài liệu màu có biểu đồ, bản đồ. Khi máy hỏng, cách sửa phải phù hợp quy định nội bộ chứ không chỉ chú trọng tốc độ.

Máy in đa năng có thể lưu những gì

Tùy dòng máy, thông tin lưu bên trong có thể khác nhau. Máy in phun đa năng phổ thông thường không có ổ cứng, nhưng vẫn có bộ nhớ trong.

• Danh bạ fax, địa chỉ email để gửi bản scan.
• Cài đặt thư mục mạng, tài khoản gửi thư.
• Bản fax nhận chưa in, lịch sử gửi và nhận fax.
• Lệnh in, bản scan tạm khi máy đang xử lý dở.
• Một số máy văn phòng cỡ lớn có thêm ổ lưu trữ hoặc khe thẻ nhớ.

Vì vậy, sửa tại chỗ và không tháo mang đi các bộ phận chứa bộ nhớ là yêu cầu hợp lý của nhiều đơn vị.

Những lỗi hay gặp ở máy in cơ quan

Cơ quan nên chuẩn bị gì trước khi kỹ thuật đến

1. Thu lại các bản gốc còn trên kính quét hoặc trong khay ADF, cất vào nơi quy định.
2. Hủy các lệnh in còn chờ, in hết hoặc xóa các bản fax lưu trong bộ nhớ theo quy trình nội bộ.
3. Bố trí một cán bộ đi cùng kỹ thuật trong suốt thời gian làm việc.
4. Nếu cần đăng ký người ra vào, gửi trước thông tin để kỹ thuật mang giấy tờ tùy thân.
5. Ghi lại thông báo lỗi trên màn hình hoặc chụp ảnh, giúp kỹ thuật chuẩn bị đúng dụng cụ.

Không tự tháo vỏ máy hay bộ quét để tìm lỗi. Nhiều máy đa năng có lẫy khóa đầu quét dùng khi vận chuyển; nếu máy vừa chuyển phòng, có thể chỉ cần mở lẫy, nhưng nên xem tài liệu hướng dẫn của máy trước.

Cách Thần Vũ làm việc tại cơ quan

• Kỹ thuật làm việc ngay tại phòng hoặc khu vực đơn vị chỉ định, có cán bộ giám sát.
• Không sao chép, không mở xem dữ liệu trong máy; chỉ truy cập menu cần để chẩn đoán.
• Bộ phận chứa bộ nhớ hoặc ổ lưu trữ không mang ra khỏi cơ quan. Nếu phải thay bo mạch, bo cũ được để lại cho đơn vị xử lý theo quy định.
• Khi cần mang máy về xưởng, kỹ thuật đề nghị đơn vị xóa dữ liệu hoặc giữ lại phần bộ nhớ nếu tháo rời được, và lập biên bản giao nhận.

Tình huống thường gặp ở đơn vị hành chính

Một đơn vị chuyển máy in đa năng từ tầng ba xuống tầng một. Sau khi chuyển, máy báo lỗi máy quét và không cho in. Cán bộ phụ trách không được phép mang máy ra ngoài. Kỹ thuật đến làm tại chỗ dưới sự giám sát của cán bộ, kiểm tra thấy cáp dẹt nối bộ quét bị lỏng khi vận chuyển. Cắm lại cáp, kiểm tra hành trình quét, scan thử và in thử, máy hoạt động bình thường mà không phải tháo bộ phận nào mang đi.

Quy trình sửa máy in tại cơ quan

1. Tiếp nhận yêu cầu, thống nhất thời gian, người giám sát và thủ tục ra vào.
2. Kỹ thuật kiểm tra tại chỗ, chẩn đoán lỗi in, scan, ADF, fax.
3. Báo nguyên nhân và chi phí bằng văn bản hoặc tin nhắn trước, đơn vị đồng ý mới làm.
4. Sửa tại chỗ, linh kiện thay là loại phù hợp model, báo rõ loại; linh kiện cũ để lại nếu đơn vị yêu cầu.
5. In thử, scan thử, copy thử cùng cán bộ phụ trách trước khi bàn giao.

Đơn vị có nhiều thiết bị có thể tham khảo dịch vụ cho doanh nghiệp, cơ quan. Thông tin máy in, scan, copy màu xem trang sửa máy in phun màu đa chức năng; khu vực phục vụ có ở sửa máy in phun màu Ba Đình.

Khi nào nên gọi kỹ thuật

• Máy báo lỗi bộ quét hoặc lỗi chung, không cho in.
• ADF làm nhăn, rách công văn bản gốc.
• Không gửi được bản scan dù mạng vẫn hoạt động.
• Máy có mùi khét hoặc tiếng va đập khi khởi động.

Cùng khu vực, văn phòng doanh nghiệp Nhật, Hàn ở Liễu Giai cũng thường đặt yêu cầu tương tự về cấu hình và dữ liệu. Các cửa hàng nhỏ như shop hoa Ngọc Hà thì cần tốc độ hơn. Quy trình chung xem tại sửa máy in phun màu tận nơi Hà Nội.

Câu hỏi thường gặp

Có thể sửa máy in ngoài giờ hành chính của cơ quan?

Có thể hẹn nếu đơn vị bố trí được người giám sát và thủ tục ra vào. Liên hệ trước để sắp lịch.

Thay bo mạch thì dữ liệu cũ ở đâu?

Bo mạch cũ được giao lại cho đơn vị. Đơn vị tự quyết định lưu giữ hoặc hủy theo quy định.

Kỹ thuật có cần mật khẩu quản trị máy in?

Chỉ khi lỗi liên quan cấu hình mạng hoặc gửi scan. Cán bộ phụ trách nhập mật khẩu, kỹ thuật hướng dẫn thao tác.

Máy cũ thanh lý có cần xóa dữ liệu?

Nên khôi phục cài đặt gốc, xóa danh bạ, lịch sử fax và tháo bộ lưu trữ nếu có trước khi thanh lý.

Cần sửa máy in đa năng ngay tại cơ quan, có người giám sát? Gọi 0965.305.158, máy bàn 024 3992 1369 hoặc nhắn Zalo 0983 504 555 để thống nhất lịch và thủ tục ra vào.