Cửa hàng điện thoại muốn hóa đơn có logo màu, phiếu bảo hành có thông tin rõ ràng thay vì tờ giấy nhiệt nhỏ dễ phai. Họ mua một máy in phun màu đơn năng, cắm vào máy tính tiền ở quầy. Nhưng phần mềm bán hàng in ra lệch khổ, có lúc không in, có lúc in hai tờ. Làm cho máy in kết nối POS chạy ổn không khó, nhưng cần đúng vài bước.

Máy POS ở đây là máy tính quầy chạy phần mềm bán hàng, thường là Windows. Máy in phun màu là thiết bị bổ sung bên cạnh máy in nhiệt in bill nhỏ, không thay thế hoàn toàn.

Khác với văn phòng, máy in ở quầy cửa hàng chịu áp lực theo giờ: buổi sáng gần như không in, chiều tối và cuối tuần in dồn dập. Máy dừng đúng lúc khách đứng chờ nhận hóa đơn là tình huống không ai muốn. Vì vậy, ngoài việc kết nối đúng, cần một thói quen kiểm tra đơn giản mỗi ngày.

Máy in phun và máy in nhiệt: dùng vào việc gì

• Máy in nhiệt khổ nhỏ: in bill nhanh, không cần mực, phù hợp quán ăn, siêu thị mini. Giấy nhiệt dễ phai theo thời gian.
• Máy in phun màu: in hóa đơn A4, A5 có logo, phiếu bảo hành, phiếu giao hàng cần lưu lâu, in được ảnh sản phẩm.
• Nhiều cửa hàng dùng cả hai: bill nhỏ cho khách lẻ, hóa đơn màu cho đơn giá trị lớn.

Gợi ý chọn máy cho cửa hàng có trong bài chọn máy in màu cho cửa hàng.

Các bước kết nối máy in phun với máy POS

1. Cài driver đúng model, đúng phiên bản Windows trên máy quầy. Không dùng driver chung.
2. Kết nối USB trực tiếp, hoặc qua mạng nếu máy in có WiFi, mạng dây. Đặt địa chỉ cố định cho máy in mạng.
3. In trang thử từ Windows để chắc máy in hoạt động.
4. Trong phần mềm bán hàng, chọn đúng tên máy in cho từng loại mẫu in: hóa đơn, phiếu bảo hành, phiếu giao.
5. Kiểm tra khổ giấy trong mẫu in của phần mềm trùng với khổ trong driver, A4 hay A5.
6. In thử từng mẫu, chỉnh lề cho logo và bảng không bị cắt.

Lỗi hay gặp khi in từ phần mềm bán hàng

Giấy A5 hoặc phong bì kẹt khi in phiếu, xem bài giấy A5, phong bì bị kẹt. Hộ kinh doanh in hóa đơn trên máy A4 có thể tham khảo thêm máy in A4 cho hộ kinh doanh.

Giữ máy in ổn định giờ đông khách

• In trang kiểm tra đầu phun mỗi sáng trước khi mở cửa.
• Kiểm tra mức mực đen và màu, đổ thêm trước khi cạn.
• Để sẵn một xấp giấy trong khay, nhưng không quá đầy.
• Có phương án dự phòng: cài sẵn máy in thứ hai hoặc lưu hóa đơn dạng PDF để gửi khách qua Zalo khi máy in gặp sự cố.
• Ghi chú tên máy in đúng cho từng mẫu in trong phần mềm, để nhân viên mới không chọn nhầm.
• Không đặt máy in sát cửa ra vào có bụi đường, hơi nóng từ điều hòa ngoài trời.
• Logo màu nên thiết kế gọn, nền trắng để đỡ tốn mực. Hóa đơn chủ yếu chữ nên in thang xám, xem bài in đen trắng vẫn tốn mực màu.

Thần Vũ hỗ trợ cửa hàng như thế nào

1. Hỏi phần mềm bán hàng, máy quầy, máy in và loại mẫu in cửa hàng cần.
2. Kiểm tra máy in, driver, kết nối, xử lý lỗi in nếu có.
3. Báo rõ chi phí công cài đặt hoặc sửa chữa; đồng ý mới làm.
4. Cài đặt, chỉnh khổ và lề cho từng mẫu in.
5. In thử đủ các mẫu, hướng dẫn nhân viên kiểm tra nhanh mỗi ngày.

Khi nào nên gọi kỹ thuật

Gọi khi phần mềm không nhận máy in dù Windows in được, khi máy in mạng mất kết nối thường xuyên, hoặc khi logo in sọc, nhạt kéo dài. Cửa hàng cần sửa gấp nên gọi sớm để hẹn giờ ít khách. Dịch vụ máy chỉ in có tại sửa máy in màu đơn năng tại nhà, thông tin chung tại sửa máy in phun màu.

Câu hỏi thường gặp

Máy in phun có in được hóa đơn khổ nhỏ như bill nhiệt không?

In được trên giấy A5 hoặc khổ tùy chỉnh, nhưng không tiện như máy in nhiệt cuộn. Phù hợp hóa đơn cần lưu trữ.

Một máy in dùng chung cho hai máy quầy được không?

Được nếu máy in có mạng hoặc chia sẻ qua mạng nội bộ. Đặt địa chỉ cố định để ổn định.

Phần mềm bán hàng trên web có in ra máy in phun được không?

Được, in qua trình duyệt như in trang web. Cần chỉnh lề và khổ trong hộp thoại in của trình duyệt.

Mực in phun trên hóa đơn có bị phai không?

Mực in phun trên giấy thường lưu được lâu hơn giấy nhiệt nếu để nơi khô ráo, tránh ánh nắng.

Cửa hàng cần nối máy in màu với máy POS? Gọi 0965.305.158, máy bàn 024 3992 1369, hoặc nhắn Zalo 0983 504 555 tên phần mềm bán hàng để Thần Vũ tư vấn.