Văn phòng nhỏ năm người, chỉ một chiếc máy in màu đơn năng cắm USB vào máy kế toán. Ai cần in phải gửi file qua Zalo nhờ in hộ, hoặc chờ người đó bật máy. Thay máy mới có WiFi thì tiếc vì máy cũ vẫn in đẹp. Giải pháp nằm ở một thiết bị nhỏ: print server máy in, nối máy in USB vào mạng nội bộ.

Print server không phải phép màu. Nó hoạt động tốt với nhiều máy in nhưng cũng có giới hạn mà người mua nên biết trước để tránh thất vọng.

Print server là gì và hoạt động thế nào

Đây là một hộp nhỏ có cổng USB để cắm máy in, có cổng mạng dây hoặc WiFi để vào mạng văn phòng. Máy tính trong mạng gửi lệnh in tới print server, thiết bị này chuyển dữ liệu qua USB sang máy in. Với máy in, nó giống như đang được cắm vào một máy tính bình thường.

• Loại có dây: cắm thẳng vào router hoặc switch, ổn định, ít lỗi.
• Loại WiFi: tiện khi máy in ở xa router, nhưng phụ thuộc chất lượng sóng.
• Một số router gia đình có sẵn cổng USB và chức năng chia sẻ máy in, có thể dùng thay print server rời.

Các bước lắp đặt cơ bản

1. Kiểm tra máy in đang in tốt qua USB từ một máy tính. Đừng lắp print server cho máy đang lỗi.
2. Cắm print server vào nguồn và vào mạng, theo hướng dẫn của thiết bị để đặt địa chỉ mạng cố định.
3. Cắm cáp USB từ máy in vào print server, bật máy in.
4. Trên từng máy tính, cài driver máy in, rồi thêm máy in theo cổng mạng trỏ tới địa chỉ của print server. Một số thiết bị dùng phần mềm riêng tạo cổng USB ảo.
5. In trang thử từ từng máy tính, kể cả khi máy in vừa thức dậy từ chế độ ngủ.

Đặt địa chỉ cố định là bước hay bị bỏ qua. Router cấp lại địa chỉ khác sau khi mất điện, các máy tính sẽ không tìm thấy máy in nữa.

Giới hạn cần biết trước khi mua

Với máy đa năng, chức năng scan qua print server thường không dùng được hoặc rất hạn chế. Máy đơn năng thì không lo chuyện này. Nếu máy in vốn có WiFi nhưng hay rớt mạng, vấn đề lại khác, xem bài máy in phun mất kết nối WiFi.

Phương án thay thế: chia sẻ qua một máy tính

Nếu văn phòng có một máy tính bật cả ngày, có thể chia sẻ máy in từ máy đó qua mạng nội bộ của Windows. Cách này không tốn thêm thiết bị nhưng máy chủ phải luôn bật, và mỗi lần cập nhật hệ điều hành đôi khi lại phải cài đặt lại. Print server độc lập hơn, phù hợp văn phòng nhiều người.

Sinh viên ở chung phòng cũng hay hỏi về cách này, bài máy in cho sinh viên ở trọ có vài gợi ý dùng chung máy.

Thần Vũ lắp print server như thế nào

1. Hỏi model máy in, số máy tính, hệ điều hành và cách bố trí mạng văn phòng.
2. Kiểm tra máy in hoạt động ổn qua USB, xử lý lỗi in nếu có.
3. Tư vấn loại thiết bị phù hợp, báo chi phí trước; đồng ý mới lắp.
4. Lắp, đặt địa chỉ cố định, cài driver và cổng in cho từng máy tính.
5. In thử từ mọi máy, hướng dẫn người phụ trách cách kiểm tra khi có sự cố.

Khi nào nên gọi kỹ thuật

Gọi khi không vào được trang quản lý thiết bị, khi một số máy tính in được còn máy khác không, khi máy in chạy lệnh in ra ký tự lạ, hoặc khi bản in qua print server bị lỗi mà qua USB lại bình thường. Mã vạch, mã QR in qua mạng bị mờ thì nguyên nhân thường ở máy in chứ không ở print server, đọc bài in mã QR không quét được. Dịch vụ cho máy chỉ in có tại sửa máy in đơn năng tại nhà Long Biên, các dịch vụ khác ở sửa máy in phun màu uy tín Hà Nội.

Câu hỏi thường gặp

Print server có làm máy in chạy chậm hơn không?

Với tài liệu văn phòng thường không thấy khác biệt. In ảnh dung lượng lớn qua WiFi yếu có thể chậm hơn cắm USB trực tiếp.

Một print server dùng được cho hai máy in không?

Một số loại có nhiều cổng USB. Loại một cổng thì mỗi máy in cần một thiết bị riêng.

MacBook có in được qua print server không?

Phụ thuộc thiết bị và driver máy in cho macOS. Nên kiểm tra trước khi mua, nhất là với máy in đời cũ.

Có cần tắt print server khi về?

Không bắt buộc, thiết bị tiêu thụ ít điện. Nếu tắt, hãy bật lại trước máy in để tránh lỗi nhận thiết bị.

Muốn cả văn phòng in chung một máy USB cũ? Gọi 0965.305.158, máy bàn 024 3992 1369 hoặc trao đổi qua Zalo 0983 504 555 để Thần Vũ tư vấn cấu hình phù hợp.