Ở một văn phòng công chứng, máy đa năng là thiết bị bận rộn nhất. Sáng ra đã có khách chờ scan căn cước, sổ hộ khẩu cũ, sổ đỏ, hợp đồng mua bán vài chục trang. Một chiếc máy in văn phòng công chứng dừng giữa buổi là cả quầy tiếp nhận phải chờ. Vì vậy bảo trì đúng cách quan trọng không kém việc chọn máy.

Bài này không bàn chuyện mua model nào, mà nói về cách giữ máy đang có chạy ổn định khi khối lượng scan lớn đều đặn mỗi ngày.

Đặc thù giấy tờ ở văn phòng công chứng

• Giấy tờ nhiều khổ: căn cước nhỏ, sổ đỏ khổ lớn gập đôi, hợp đồng A4, giấy viết tay, bản photo cũ.
• Giấy cũ, mỏng, rách mép: không thể đưa qua ADF, phải scan trên kính phẳng.
• Có ghim, dấu đỏ, giáp lai: ghim phải gỡ, dấu đỏ mực ướt có thể dính lên kính.
• Yêu cầu bản scan rõ: chữ ký, con dấu, số seri phải đọc được để lưu trữ.

Sự đa dạng này khiến ADF và mặt kính chịu tải không đều. Kính phẳng mòn nhanh ở góc đặt giấy, ADF mòn bánh kéo vì hợp đồng dày được nạp nhiều lượt.

Những hỏng hóc hay gặp khi scan liên tục

Bảo trì ADF và kính quét hằng tuần

1. Cuối ngày, tắt máy, lau mặt kính phẳng bằng khăn mềm hơi ẩm, lau khô lại ngay.
2. Mở nắp ADF, lau dải kính hẹp mà giấy ADF đi qua, đây là thủ phạm của hầu hết vệt dọc.
3. Lau bánh cao su kéo giấy bằng khăn ẩm, xoay bánh để lau đều.
4. Nhìn tấm trắng mặt dưới nắp scan, lau sạch vết mực, dấu đỏ dính lên.
5. Kiểm tra trong khay ADF không còn ghim, mẩu giấy nhỏ rơi vào.

Không dùng cồn mạnh, nước lau kính có amoniac lên bánh cao su vì làm bánh chai cứng. Không xịt trực tiếp lên kính. Mùa nồm Hà Nội, nên để máy trong phòng có điều hòa hoặc máy hút ẩm, giấy khô thì ADF tách tờ tốt hơn.

Thói quen scan giúp máy bền, file gọn

• Tạo sẵn hồ sơ scan: giấy tờ tùy thân dùng màu, độ phân giải vừa; hợp đồng chữ đen dùng chế độ xám.
• Giấy cũ, giấy mỏng, giấy có dấu ướt luôn scan trên kính, không đưa qua ADF.
• Đặt tên file theo quy tắc thống nhất: số hồ sơ, ngày, loại giấy tờ, để tìm lại nhanh khi cần đối chiếu.
• Lưu vào thư mục chung có phân quyền, sao lưu định kỳ ra ổ ngoài.
• Chia việc: một máy cho scan khối lượng lớn, một máy cho in và copy nhanh nếu văn phòng có điều kiện.

Tình huống thường gặp: một văn phòng công chứng ở Long Biên phàn nàn bản scan hợp đồng có một vệt mờ chạy dọc mọi trang. Kỹ thuật viên lau dải kính ADF thấy một vệt keo từ băng dính dán giáp lai. Lau sạch, vệt biến mất. Kèm theo đó, đệm tách giấy đã mòn nên thay luôn khi văn phòng đồng ý.

Thần Vũ bảo trì máy cho văn phòng công chứng như thế nào

1. Đến ngoài giờ cao điểm hoặc theo lịch văn phòng hẹn để không chen vào giờ tiếp khách.
2. Vệ sinh kính, dải kính ADF, bánh kéo, đệm tách giấy, kiểm tra cáp và thanh quét.
3. Rà lại hồ sơ scan, thư mục lưu, quyền truy cập trên các máy tính.
4. Báo trước các chi tiết đã mòn, đề xuất thay, chỉ làm khi văn phòng đồng ý.
5. Scan thử nhiều loại giấy tờ, in và copy thử rồi bàn giao.

Khi nào nên gọi kỹ thuật

• ADF thường xuyên kéo nhiều tờ hoặc kẹt giấy hợp đồng dày.
• Vệt trên bản scan không hết sau khi lau.
• Máy báo lỗi bộ quét, phải tắt bật nhiều lần trong ngày.

Xem thêm thay đệm tách giấy cho ADF kéo nhiều tờ, cân nhắc thêm scanner rời và kinh nghiệm dùng máy đa năng ở phòng vé. Thần Vũ nhận sửa máy đa năng tận nơi tại Hà Nội, các gói bảo trì định kỳ cho văn phòng, thông tin chung ở sửa máy in phun màu uy tín.

Câu hỏi thường gặp

Sổ đỏ khổ lớn có scan qua ADF được không?

Không nên. Giấy dày, gập đôi, có ép nhựa dễ kẹt và rách. Scan từng mặt trên kính phẳng là an toàn nhất.

Dấu đỏ dính lên kính có làm hỏng máy không?

Không hỏng máy nhưng gây vết trên mọi bản scan sau đó. Lau ngay bằng khăn ẩm, tránh để khô lâu.

Bao lâu nên bảo trì máy một lần?

Tùy khối lượng scan. Văn phòng scan nhiều nên tự lau hằng tuần và để kỹ thuật kiểm tra định kỳ theo lịch phù hợp.

Máy đa năng phun màu có phù hợp văn phòng công chứng?

Phù hợp nếu cần scan màu giấy tờ tùy thân và in màu. Chỉ cần lưu ý giữ đầu in chạy đều để copy luôn sẵn sàng.

Văn phòng của bạn cần máy chạy êm suốt giờ tiếp khách? Gọi 0965.305.158, máy bàn 024 3992 1369 hoặc nhắn Zalo 0983 504 555 đặt lịch bảo trì với Thần Vũ.