Phòng nhân sự cần số hóa hồ sơ của vài trăm nhân viên, bộ phận kế toán phải gửi bản scan chứng từ cho đối tác mỗi ngày, còn văn phòng luật cần lưu bản điện tử của từng hợp đồng. Một chiếc máy scan cũ đúng loại, đã được vệ sinh và chỉnh lại, giúp làm các việc này nhanh hơn nhiều so với chụp bằng điện thoại hay scan từng tờ trên máy đa năng. Thần Vũ bán máy scan đã qua sử dụng tại Hà Nội, kiểm tra kỹ và scan thử trước khi giao.

Máy scan mặt kính hay máy scan nạp giấy tự động

Kiểu máy	Ưu điểm	Phù hợp
Máy scan mặt kính (flatbed)	Scan được sách, sổ đóng gáy, ảnh, giấy tờ dày	Thư viện, phòng lưu trữ, scan ảnh cũ
Máy scan nạp giấy tự động (ADF)	Đặt cả xấp, scan liên tục, nhiều dòng scan hai mặt một lượt	Kế toán, nhân sự, văn phòng số hóa hồ sơ
Máy kết hợp ADF và mặt kính	Linh hoạt cả xấp giấy rời lẫn sổ sách	Văn phòng cần cả hai kiểu

Các dòng máy scan văn phòng phổ biến trên thị trường cũ ở Hà Nội có thể kể đến Canon imageFORMULA DR-C225, Fujitsu fi-7160 hay Epson DS-530. Thần Vũ sẽ tư vấn dòng máy theo khối lượng giấy và ngân sách của bạn, không nhất thiết phải là những model này.

Những bộ phận cần kiểm tra trên máy scan đã qua sử dụng

Với máy nạp giấy tự động, bộ phận hao mòn chính là cao su kéo giấy và miếng tách giấy (pad tách). Khi các chi tiết này mòn, máy hay kéo hai tờ một lúc, kẹt giấy hoặc làm nhăn chứng từ. Mặt kính và cảm biến bẩn sẽ để lại vệt dọc trên bản scan. Trước khi giao, Thần Vũ kiểm tra:

• Cao su kéo giấy, pad tách giấy: thay mới nếu đã chai hoặc mòn.
• Mặt kính, thanh cảm biến: vệ sinh, scan thử trang trắng để soát vệt.
• Chế độ scan hai mặt, scan màu, scan ra PDF và PDF tìm kiếm được chữ.
• Kết nối USB hoặc mạng, driver tương thích với Windows máy bạn đang dùng.
• Bộ đếm số lần scan (với dòng có hiển thị) để ước lượng mức sử dụng.

Cài phần mềm và thiết lập để scan nhanh

Nhiều người mua máy scan về nhưng vẫn scan chậm vì chưa thiết lập sẵn hồ sơ quét. Khi lắp đặt, kỹ thuật viên Thần Vũ tạo vài nút scan thường dùng: hợp đồng đen trắng ra PDF, chứng từ màu, scan thẳng vào thư mục chung trên mạng. Như vậy nhân viên chỉ đặt giấy và bấm một nút. Nếu văn phòng còn dùng file giấy song song, có thể tham khảo file và hộp lưu trữ hồ sơ để sắp xếp bản gốc.

Quy trình mua máy scan cũ

1. Bạn cho biết loại giấy cần scan, số trang mỗi ngày, có cần scan hai mặt hay không.
2. Thần Vũ gợi ý máy phù hợp, gửi bản scan mẫu và báo giá trước.
3. Bạn đồng ý, kỹ thuật viên mang máy đến hoặc bạn nhận tại cửa hàng.
4. Cài driver, phần mềm, tạo hồ sơ quét, scan thử chính giấy tờ của bạn.
5. Hướng dẫn vệ sinh mặt kính, con lăn; đổi máy nếu lỗi theo thỏa thuận.

Máy scan thuộc nhóm máy văn phòng cũ của Thần Vũ. Nếu bạn cần cả in và scan trong một máy, xem thêm máy in cũ cho văn phòng nhỏ; còn máy scan cũ không dùng nữa có thể bán lại qua thu mua máy scan cũ.

Câu hỏi thường gặp

Máy scan cũ có chạy được trên Windows mới không?

Phần lớn dòng máy văn phòng phổ biến vẫn có driver cho Windows mới. Kỹ thuật viên kiểm tra trước với máy tính của bạn và báo lại nếu dòng máy nào không hỗ trợ.

Scan chứng minh thư, thẻ nhựa qua khay nạp giấy được không?

Một số máy có khe hoặc chế độ scan thẻ riêng. Nếu không, nên đặt thẻ lên mặt kính để tránh trầy và kẹt.

Cao su kéo giấy mòn có thay riêng được không?

Được với nhiều dòng máy. Thần Vũ kiểm tra model, báo rõ loại linh kiện và chi phí trước khi thay.

Có scan được bản vẽ khổ A3 không?

Cần máy scan khổ A3 riêng. Bạn báo trước để Thần Vũ tìm dòng phù hợp vì máy khổ lớn ít hơn trên thị trường máy cũ.

Xem hàng tại kho Thần Vũ hoặc nhận hàng tận nơi

Bạn có thể xem, mua tại Thần Vũ theo 2 cách: