Máy scan tốc độ cao, máy scan khổ lớn thường có giá trị đủ để được ghi nhận là tài sản cố định trong sổ sách công ty; máy nhỏ hơn có thể được theo dõi như công cụ dụng cụ. Dù theo cách nào, khi máy rời văn phòng, kế toán cần biết. Thanh lý máy scan tài sản cố định vì vậy không chỉ là chuyện bán cho ai, giá bao nhiêu, mà còn là chuyện ai ký, ghi nhận thế nào.

Bài viết không hướng dẫn hạch toán hay thủ tục thuế. Những phần đó thuộc chuyên môn của kế toán và quy định nội bộ từng đơn vị. Mục tiêu ở đây là giúp người phụ trách hành chính biết cần hỏi gì, chuẩn bị gì, để phối hợp suôn sẻ.

Những câu nên hỏi kế toán trước khi bán

1. Máy scan này có đang được ghi là tài sản cố định hay công cụ dụng cụ không? Mã tài sản là gì?
2. Đơn vị cần quyết định thanh lý của ai ký: giám đốc, hội đồng, hay trưởng bộ phận?
3. Có cần hội đồng kiểm kê, đánh giá tình trạng máy trước khi bán không?
4. Kế toán cần những chứng từ gì từ bên mua để ghi nhận?
5. Thu tiền theo hình thức nào thì thuận tiện cho việc ghi nhận?
6. Có cần lưu ảnh, biên bản xóa dữ liệu kèm hồ sơ thanh lý không?

Mỗi công ty có quy chế riêng. Hỏi trước giúp tránh tình huống máy đã chở đi rồi mới phát hiện thiếu chữ ký hoặc thiếu chứng từ.

Thông tin nên có trong biên bản bàn giao

Mẫu biên bản có thể do đơn vị soạn, hoặc hai bên thống nhất theo thỏa thuận. Với máy photocopy, bài biên bản bàn giao khi bán máy photocopy có những mục tương tự để tham khảo.

Chuẩn bị hiện vật đi kèm hồ sơ

• Tìm thẻ tài sản hoặc tem mã tài sản dán trên máy, chụp ảnh lại.
• Chụp tem model, số máy của nhà sản xuất.
• Quét thử vài trang, lưu file làm bằng chứng tình trạng.
• Gom phụ kiện theo danh sách đã ghi trong sổ tài sản nếu có.
• Xác định máy tính điều khiển có cùng là tài sản cần thanh lý không.

Nếu máy hỏng nặng, đơn vị vẫn có thể thanh lý theo hiện trạng thay vì để máy nằm kho. Bài không nên vứt máy scan cũ hỏng giải thích vì sao.

Máy scan nằm trong gói thiết bị của dự án

Có những máy được mua bằng nguồn vốn dự án, nguồn tài trợ hoặc thuộc gói trang bị chung của tòa nhà. Trường hợp này, quyền thanh lý có thể không nằm ở phòng sử dụng máy. Hãy xác nhận nguồn gốc trước khi liên hệ bên thu mua, để tránh phải hủy lịch hẹn vào phút cuối.

Tình huống thường gặp

Một công ty dịch vụ ở Bắc Từ Liêm bán máy scan cũ của phòng nhân sự. Phòng hành chính hẹn bên thu mua, kiểm tra và chốt giá xong mới báo kế toán. Kế toán yêu cầu biên bản có mã tài sản và chữ ký giám đốc, trong khi giám đốc đang công tác. Máy phải để lại thêm vài hôm. Nếu hỏi kế toán từ đầu, lịch hẹn đã được sắp vào ngày có đủ người ký.

Thần Vũ phối hợp với doanh nghiệp ra sao

Khi bán qua kênh thu mua máy scan cũ tận nơi của Thần Vũ, các bước đi như sau:

1. Đơn vị gửi ảnh, model, mã tài sản, tình trạng qua Zalo; kỹ thuật báo giá sơ bộ.
2. Hẹn lịch vào ngày người có thẩm quyền ký có mặt.
3. Kỹ thuật kiểm tra, quét thử, chốt giá sau khi xem thực tế.
4. Xóa cấu hình máy scan, xử lý dữ liệu máy tính đi kèm trước mặt người phụ trách.
5. Lập biên bản bàn giao theo thỏa thuận; thanh toán khi chốt; tự tháo dỡ, vận chuyển.

Về chứng từ kế toán và thủ tục thuế, bạn nên trao đổi trước với kế toán của bên bạn để thống nhất cách làm. Toàn bộ các bước có ở bài quy trình bán máy scan cũ tại Hà Nội; còn khâu vận chuyển xem bài đóng gói máy scan chống sốc. Thanh lý nhiều loại tài sản cùng đợt, xem trang thu mua máy văn phòng cũ cho doanh nghiệp.

Câu hỏi thường gặp

Máy scan đã hết khấu hao có cần thủ tục thanh lý không?

Thường vẫn cần ghi nhận việc thanh lý theo quy chế nội bộ. Hỏi kế toán để biết cụ thể với đơn vị bạn.

Biên bản bàn giao do bên nào soạn?

Bên nào soạn cũng được, miễn đủ thông tin và hai bên thống nhất. Nhiều đơn vị dùng mẫu nội bộ.

Có ghi việc xóa dữ liệu vào biên bản được không?

Được, nếu đơn vị yêu cầu. Ghi rõ đã reset máy scan và đã xóa hoặc tháo ổ máy tính đi kèm.

Mất thẻ tài sản trên máy thì sao?

Đối chiếu bằng số máy của nhà sản xuất với sổ tài sản. Kế toán sẽ hướng dẫn cách ghi nhận.

Liên hệ thanh lý máy scan doanh nghiệp

Gửi ảnh máy, tem và mã tài sản qua Zalo 0983 504 555 để nhận báo giá sơ bộ và hẹn lịch. Hotline 0965.305.158, máy bàn 024 3992 1369 hỗ trợ đặt lịch cho doanh nghiệp.