Tối trước ngày hội nghị, ban tổ chức nhận thêm ba chục khách mời mới. Thẻ tên, bảng tên trên bàn, sơ đồ chỗ ngồi đều phải in lại. Chiếc máy in màu mang theo đến khu vực tổ chức tại Trung tâm Hội nghị Quốc gia bỗng in sọc, rồi kẹt giấy bìa. Còn vài tiếng nữa là đón khách. Với nhu cầu in gấp sự kiện Mỹ Đình, máy in là công cụ nhỏ nhưng có thể làm hỏng cả một buổi khai mạc.

Các đơn vị sự kiện chuyên nghiệp đều biết: không thể trông vào may mắn. Chuẩn bị kỹ và có phương án dự phòng mới là chìa khóa.

Những ấn phẩm hay phải in phút chót

• Thẻ đeo tên khách mời, thẻ ban tổ chức, thẻ báo chí.
• Bảng tên đặt bàn đại biểu, thường in trên giấy bìa dày gấp đôi.
• Lịch trình, chương trình nghị sự cập nhật.
• Sơ đồ chỗ ngồi, biển chỉ dẫn khổ A3.
• Giấy xác nhận tham dự, thư cảm ơn.

Giấy bìa dày, khổ A3 và in màu đậm là ba thứ dễ làm máy in gặp sự cố nhất, đúng lúc áp lực thời gian cao nhất. Thêm vào đó, máy thường được chở từ văn phòng đến địa điểm, xóc nảy trên đường, đặt tạm trên bàn gấp trong sảnh chờ, cắm điện qua ổ kéo dài chung với đèn và loa. Mỗi yếu tố nhỏ đều có thể là nguyên nhân khiến máy in trục trặc.

Chuẩn bị máy in trước ngày sự kiện

1. Một tuần trước: in thử trên đúng loại giấy bìa, giấy thẻ sẽ dùng. Kiểm tra máy kéo được giấy dày không.
2. Kiểm tra đầu phun, đổ đầy mực, xử lý mực thải nếu máy sắp báo.
3. Chuẩn bị file mẫu thẻ tên, bảng tên trên phần mềm trộn danh sách, để khi có khách mới chỉ cần thêm dòng và in.
4. Cài driver sẵn trên ít nhất hai laptop của ban tổ chức.
5. Khi vận chuyển máy đến địa điểm, khóa bình mực, giữ máy nằm thẳng, chèn chống sốc.
6. Đến nơi, in thử ngay một tờ trước khi bận rộn.

Xử lý nhanh các lỗi thường gặp tại chỗ

Máy in A3 in biển chỉ dẫn, poster gặp lỗi, xem thêm bài máy in A3 in poster sự kiện gấp.

Phương án dự phòng

• Mang theo máy in thứ hai, kể cả máy nhỏ, đã kiểm tra.
• Lưu file PDF thẻ tên, bảng tên trên USB và điện thoại để in ở tiệm gần đó nếu cả hai máy hỏng.
• In sẵn thẻ tên trống có logo, khi cần có thể viết tay tên khách mới.
• Lưu số kỹ thuật gần khu vực, gọi sớm thay vì chờ đến sát giờ.

Một tình huống thường gặp: đơn vị tổ chức chở máy in từ văn phòng xa đến trên xe chung với vật dụng trang trí, máy bị nghiêng, mực tràn vào trong. Đến nơi máy in sọc, cố vệ sinh đầu liên tục khiến mực thải đầy. Hướng xử lý đúng là gọi kỹ thuật sớm, trong lúc chờ thì in ở máy dự phòng.

Thần Vũ hỗ trợ sự kiện khu Mỹ Đình như thế nào

1. Nhận cuộc gọi, hỏi tình trạng máy và thời hạn cần in, hướng dẫn xử lý tạm qua điện thoại.
2. Kỹ thuật từ cơ sở Bắc Từ Liêm đến địa điểm khi cần, theo quy định ra vào khu vực sự kiện.
3. Kiểm tra, báo lỗi và chi phí; ban tổ chức đồng ý mới làm.
4. Ưu tiên giải pháp giúp in được ngay, các phần sửa sâu có thể hẹn sau sự kiện.
5. In thử ấn phẩm thật trước khi kỹ thuật rời đi.

Khi nào nên gọi kỹ thuật

Gọi ngay khi máy sọc sau một hai lượt vệ sinh, khi máy báo lỗi phần cứng, hoặc khi máy kẹt giấy liên tục mà sự kiện đang đến gần. Đừng đợi sát giờ. Dịch vụ cho máy khổ lớn tại sửa máy in màu A3. Khách sạn đón đoàn hội nghị gần đây gặp áp lực tương tự, xem khách sạn quanh sân Mỹ Đình in thẻ đeo. Văn phòng tòa nhà khu này xem máy in văn phòng tòa nhà Lê Đức Thọ. Dịch vụ khu vực tại sửa máy in phun màu khu Mỹ Đình, thông tin chung tại sửa máy in phun màu tại nhà Hà Nội.

Câu hỏi thường gặp

Có thể gọi kỹ thuật đến tận khu vực tổ chức sự kiện không?

Có thể, nếu khu vực cho phép người ngoài vào. Ban tổ chức nên đăng ký trước cho kỹ thuật theo quy định của địa điểm.

Máy in phun in được thẻ tên giấy bìa dày không?

Phụ thuộc giới hạn giấy của máy. Khay sau đường giấy thẳng thường kéo giấy dày tốt hơn. In thử trước sự kiện là bắt buộc.

Mang máy in đi xa có cần tháo mực?

Không cần tháo, nhưng khóa bình mực, giữ máy thẳng và đóng gói chống sốc. Đến nơi in thử ngay.

In thẻ tên số lượng lớn nên dùng máy gì?

Máy in phun bình mực in thẻ màu ổn. Số lượng rất lớn có thể cân nhắc in trước ở xưởng, chỉ in bổ sung tại chỗ.

Máy in hỏng ngay trước giờ sự kiện? Gọi Thần Vũ 0965.305.158, máy bàn 024 3992 1369, hoặc Zalo 0983 504 555 để được hướng dẫn xử lý tạm và hẹn kỹ thuật đến.