Một cửa hàng văn phòng phẩm gần trường học ở Cầu Giấy bán bút, vở, giấy màu, rồi làm thêm quầy in. Học sinh in bài thuyết trình, sinh viên in poster môn học, người đi làm in đơn từ, ảnh. Chiếc máy in dịch vụ văn phòng phẩm ở đây làm việc khác hẳn máy in văn phòng: mỗi lệnh in đến từ một người lạ, một file lạ, một loại giấy có khi do khách tự mang. Thứ hỏng nhiều nhất không phải đầu phun mà là sự lộn xộn quanh nó.

Cửa hàng nào cũng từng gặp: file Word mở ra lệch chữ, PDF in ra trắng một nửa, ảnh từ điện thoại không mở được, khách nhét tờ giấy bìa cong vào khay làm máy kẹt. Mỗi lần như vậy mất vài phút, cộng lại cả buổi chiều.

Những lỗi đến từ file của khách

• Lỗi font tiếng Việt: file Word soạn với font máy khách có, máy cửa hàng không có, chữ có dấu nhảy ô.
• Khổ giấy Letter thay vì A4: file tải từ mạng hoặc soạn trên máy cài tiếng Anh, in ra bị lệch lề, mất dòng cuối.
• Ảnh định dạng lạ: ảnh từ điện thoại có định dạng máy tính cũ không mở được.
• PDF hỏng hoặc quá nặng: máy in nhận lệnh rất lâu, treo hàng chờ, các lệnh sau đứng hết.
• USB có virus: máy tính quầy chậm dần, có lúc mất cả driver máy in.

Quy trình nhận file gọn cho quầy in

1. Đề nghị khách gửi PDF thay vì Word. Nếu bắt buộc Word, mở và xuất ra PDF ngay trên máy quầy, kiểm tra từng trang trước khi in.
2. Luôn bật xem trước khi in, kiểm tra khổ giấy là A4, tỉ lệ đúng kích thước thực hoặc vừa trang tùy yêu cầu.
3. Nhận file qua một tài khoản Zalo hoặc email riêng của quầy, hạn chế cắm USB lạ. Cần cắm thì quét virus trước.
4. Với ảnh điện thoại, nhờ khách gửi dạng ảnh thường hoặc chuyển đổi trước khi in.
5. Không để khách tự thao tác trên máy in. Nhân viên nạp giấy, chọn khay, chọn loại giấy.
6. Xóa lệnh lỗi trong hàng chờ ngay, đừng gửi đi gửi lại một file.

Bài in bài tập từ Zalo, điện thoại có hướng dẫn chi tiết cho file gửi qua tin nhắn.

Giữ máy in ổn định khi nhiều người dùng

Máy dịch vụ nên đặt sau quầy, ngoài tầm tay khách. Giấy cửa hàng dùng chung một loại cho in thường, một loại cho in màu đẹp, cất trong hộp kín. Giấy khách mang đến thì kiểm tra trước: giấy cong, giấy decal không dành cho máy phun, giấy quá dày nên từ chối nhẹ nhàng hoặc dùng giấy của cửa hàng.

Khi máy tính quầy gửi lệnh mà máy in không phản hồi, xem thêm máy in không nhận lệnh từ máy tính.

Thần Vũ hỗ trợ quầy in dịch vụ như thế nào

1. Nghe chủ cửa hàng mô tả lỗi, xem ảnh màn hình báo lỗi và bản in hỏng.
2. Kỹ thuật viên đến cửa hàng, kiểm tra cả máy in lẫn máy tính quầy: driver, hàng chờ in, kết nối, phần mềm diệt virus.
3. Kiểm tra phần cứng máy in: con lăn, đệm tách giấy, đầu phun, hộp mực thải. Báo giá trước, nói rõ phần nào phải thay linh kiện phù hợp model.
4. Làm khi bạn đồng ý, sau đó thiết lập sẵn các cấu hình in hay dùng (A4 thường, A4 màu đẹp, ảnh) để nhân viên chọn nhanh.
5. In thử file Word, PDF và ảnh từ điện thoại trước khi bàn giao.

Khi nào nên gọi kỹ thuật

• Máy kẹt giấy liên tục với giấy chuẩn của cửa hàng.
• Có mảnh giấy rách kẹt sâu không lấy ra được.
• Máy tính quầy mất driver, chậm bất thường, nghi nhiễm virus.
• In màu sọc hoặc sai màu sau vài lần vệ sinh đầu phun.

Thần Vũ nhận lịch ở khu vực Cầu Giấy. Cùng quận có quầy in ảnh trong trung tâm thương mại cần sửa ngoài giờ mở cửa, và trung tâm ngoại ngữ in đề cuối tuần. Máy phun khổ A4 xem trang sửa máy in phun màu A4, dịch vụ chung tại sửa máy in phun màu Hà Nội.

Câu hỏi thường gặp

Có nên cho khách tự in qua WiFi của máy in?

Không nên. Khách gửi lệnh trực tiếp dễ in nhầm, in trùng, làm rối hàng chờ. Cửa hàng nên nhận file và tự in từ máy tính quầy.

Một máy in phun có đủ cho quầy dịch vụ không?

Quầy nhỏ dùng một máy phun màu được. Nếu in đen trắng nhiều, nên thêm máy laser đen trắng để máy phun chỉ lo bản màu, đỡ tải cho đầu phun.

Khách mang giấy ảnh riêng có nên nhận in?

Nhận nếu giấy ghi rõ dành cho máy phun và còn phẳng. Giấy ảnh cho máy in nhiệt hoặc giấy đã ẩm sẽ lem, kẹt và có thể làm bẩn máy.

Máy tính quầy nên cài gì để in ổn định?

Driver đầy đủ của hãng, một phần mềm đọc PDF ổn định, bộ font tiếng Việt thông dụng và phần mềm diệt virus. Hạn chế cài thêm phần mềm lạ.

Quầy in của cửa hàng đang kẹt giấy hay treo lệnh liên tục? Gọi 0965.305.158, máy bàn 024 3992 1369 hoặc nhắn ảnh lỗi qua Zalo 0983 504 555, Thần Vũ sẽ hẹn giờ ít khách để kiểm tra.