Nhiều công ty sau giai đoạn làm việc kết hợp ở nhà đã nhận ra: không cần thuê cả một sàn văn phòng nữa. Dọn về một mặt bằng nhỏ hơn giúp giảm chi phí, nhưng kéo theo bài toán khó: chuyển văn phòng nên bán thiết bị nào, giữ lại món nào? Mang hết thì không có chỗ đặt, bán hết thì lại phải mua mới. Bài này đưa ra một khung phân loại đơn giản để bạn quyết định từng nhóm máy dựa trên ba câu hỏi.

Ba câu hỏi để phân loại từng thiết bị

Với mỗi thiết bị, hãy trả lời lần lượt:

1. Văn phòng mới có cần nó không? Số người ngồi cố định giảm thì số máy tính bàn, máy in, điện thoại bàn cũng giảm theo. Phòng họp nhỏ hơn có thể không cần máy chiếu lớn.
2. Chuyển nó đi có đáng công không? Máy photocopy lớn, tủ rack, UPS nặng tốn công vận chuyển, nhất là khi văn phòng mới ở tầng cao hoặc thang máy nhỏ.
3. Nó còn dùng được bao lâu nữa? Thiết bị đã cũ nhiều đời, hay lỗi, khó tìm linh kiện thì mang theo chỉ để vài tháng sau lại thay.

Thiết bị được "có" ở câu một, "đáng" ở câu hai và "còn lâu" ở câu ba thì mang theo. Chỉ cần một câu trả lời "không" rõ ràng là đã nên cân nhắc bán.

Bảng gợi ý theo nhóm thiết bị

Chi phí vận chuyển: con số ít ai tính trước

Khi so sánh mang theo hay bán, nhiều người chỉ nghĩ tới giá máy mới. Thực tế còn có chi phí chuyển: thuê xe, thuê người khiêng, đặt lịch thang máy ở cả hai tòa nhà, đóng gói chống sốc, lắp đặt lại. Máy photocopy lớn thường cần thợ hạ khay, khóa cụm quét trước khi chuyển, và kiểm tra lại sau khi đặt xuống.

Với thiết bị giá trị còn lại thấp nhưng nặng, chi phí vận chuyển có khi gần bằng giá trị máy. Đây là nhóm nên bán trước khi chuyển.

Tuổi thiết bị và chuyện "để dành"

Thói quen giữ lại "để dành phòng khi cần" khiến văn phòng mới vốn đã chật lại thêm một góc kho. Vài gợi ý:

• Giữ một hai máy tính dự phòng là đủ, không cần giữ cả lô máy cũ.
• Màn hình rời dư nên bán ngay, vì màn hình cũ mất giá theo thời gian.
• Máy in dư không nên cất lâu: mực khô, trục cao su chai, sau này bán còn thấp hơn.
• Dây cáp, adapter không rõ của máy nào thì gom chung khi thanh lý, không mang theo.

Tình huống thường gặp: công ty ở Thanh Xuân chuyển từ hai tầng về một tầng nhỏ, giữ lại laptop và hai máy in đa năng, bán toàn bộ máy tính bàn, máy photocopy lớn và tổng đài. Văn phòng mới gọn, không phải thuê thêm kho.

Thần Vũ hỗ trợ việc chuyển văn phòng như thế nào

Phần thiết bị bạn quyết định bán được nhận qua dịch vụ thanh lý thiết bị máy văn phòng cũ:

1. Gửi danh sách nhóm thiết bị định bán, kèm ảnh qua Zalo 0983 504 555.
2. Kỹ thuật báo giá sơ bộ, góp ý món nào đáng mang theo nếu bạn còn phân vân.
3. Hẹn đến văn phòng cũ trước ngày chuyển, kiểm tra và chốt giá.
4. Xóa dữ liệu hoặc tháo ổ trước mặt bạn; thanh toán khi chốt.
5. Tháo dỡ, vận chuyển, lập biên bản bàn giao nếu doanh nghiệp cần.

Để có danh sách đầy đủ, hãy dùng gợi ý trong bài bảng kiểm kê thiết bị văn phòng. Phân vân giữa bán từng món hay bán chung, đọc so sánh thanh lý cả lô và bán lẻ. Thông tin chung khi dời trụ sở có ở trang thu mua đồ khi chuyển văn phòng, còn danh mục máy nhận mua xem tại thu mua máy văn phòng cũ.

Khi nào nên gọi kỹ thuật tư vấn

• Chưa chắc máy photocopy, máy chủ có nên mang theo không.
• Ngày chuyển đã gần, cần bán gọn trước khi xe chuyển đồ đến.
• Cần lắp đặt lại mạng, máy in ở văn phòng mới và muốn gộp một đầu mối.

Câu hỏi thường gặp

Có nên bán hết rồi mua mới cho văn phòng mới?

Không nhất thiết. Thiết bị còn tốt, nhẹ, phù hợp nhu cầu thì giữ lại hợp lý hơn. Chỉ bán phần dư hoặc không đáng chuyển.

Nên bán trước hay sau ngày chuyển?

Trước thì tốt hơn. Bán trước giúp giảm đồ phải chuyển và tránh mang theo những thứ không dùng.

Văn phòng mới cần máy in nhỏ, có đổi được không?

Có thể trao đổi khi gửi ảnh, kỹ thuật sẽ tư vấn phương án bán máy cũ và chọn máy phù hợp với văn phòng mới.

Thiết bị đang thuê có đưa vào danh sách bán không?

Không. Thiết bị thuê phải trả lại hoặc chuyển theo hợp đồng thuê, cần tách riêng khỏi danh sách thanh lý.

Sắp chuyển văn phòng nhỏ hơn? Gọi 0965.305.158, máy bàn 024 3992 1369 hoặc nhắn danh sách qua Zalo Thần Vũ để được tư vấn.