0983504555
Scan nhiều trang thành một file PDF trên máy in đa năng
Chào mừng Quý khách đến với Máy in - Mực in Thần Vũ, đơn vị uy tín hàng đầu chuyên cung cấp các giải pháp thiết bị máy văn phòng, máy in và mực in chất lượng cao. Chúng tôi tự hào mang đến cho khách hàng những sản phẩm và dịch vụ tối ưu, đảm bảo hiệu suất công việc với chi phí tiết kiệm nhất.
Mực in Thần Vũ – Uy tín tạo niềm tin, Chất lượng làm nên thương hiệu!
Sếp cần bản scan hợp đồng mười hai trang gửi đối tác ngay, bạn scan xong thì trong thư mục có mười hai file PDF tên na ná nhau. Ghép thủ công mất thêm mười phút và dễ sót trang. Muốn scan nhiều trang thành PDF một file duy nhất, bạn chỉ cần chọn đúng chế độ trong phần mềm scan của hãng hoặc trên bảng điều khiển máy. Khác biệt nằm ở chỗ bạn dùng kính phẳng hay khay nạp tự động.
Hai cách đưa giấy vào máy
- Khay ADF: đặt cả tập, máy kéo từng tờ và thường tự gộp thành một file nếu chọn định dạng PDF. Nhanh, hợp với giấy A4 phẳng, không ghim.
- Kính phẳng: scan từng trang, sau mỗi trang phần mềm hỏi có thêm trang không. Dùng cho giấy cũ, mỏng, sổ, sách, giấy có ghim không gỡ được.
Máy không có ADF vẫn gộp được nhiều trang, chỉ chậm hơn vì phải đặt từng trang lên kính.
Cách gộp trang theo từng hãng
Canon
Trong IJ Scan Utility, chọn kiểu scan tài liệu, vào phần cài đặt, chọn định dạng lưu là PDF nhiều trang. Khi scan trên kính, phần mềm sẽ hiện hộp thoại cho phép quét tiếp trang sau hoặc kết thúc.
Epson
Trong Epson Scan 2, chọn định dạng PDF, bật tùy chọn thêm hoặc chỉnh sửa trang sau khi quét. Sau mỗi lần quét, bạn thêm trang, sắp xếp, xoay trang rồi mới lưu.
HP
Trong ứng dụng HP Smart, sau khi quét trang đầu, bấm dấu cộng để thêm trang, cuối cùng lưu dưới dạng PDF một file.
Brother
Phần mềm scan của Brother cho chọn kiểu file PDF nhiều trang; khi scan từ kính, máy hỏi trang tiếp theo trên màn hình hoặc trong hộp thoại máy tính.
Tên tùy chọn có thể khác đôi chút theo phiên bản phần mềm. Nếu không tìm thấy, gõ "PDF" vào ô tìm kiếm trợ giúp của phần mềm hoặc xem phần cài đặt định dạng lưu.
Các bước scan một tập nhiều trang chuẩn
- Gỡ hết ghim, kẹp, vuốt phẳng mép giấy nếu dùng ADF.
- Xếp đúng thứ tự trang, mặt in hướng theo hình trên khay ADF.
- Chọn chế độ màu phù hợp: văn bản đen trắng chọn xám, giấy có dấu đỏ chọn màu.
- Chọn độ phân giải vừa đủ đọc, định dạng PDF nhiều trang.
- Đặt tên file có nghĩa ngay từ đầu, ví dụ số hợp đồng và ngày.
- Mở file kiểm tra đủ trang, đúng chiều trước khi gửi đi.
Mẹo giữ file PDF gọn và dễ đọc
- Hợp đồng chữ đen chỉ cần chế độ xám, dung lượng nhỏ hơn hẳn chế độ màu.
- Bật tùy chọn nén hoặc chất lượng trung bình nếu file chỉ dùng để gửi email.
- Giấy tờ có dấu đỏ, chữ ký xanh nên scan màu để người nhận phân biệt được bản gốc.
- Kiểm tra lại các trang nằm ngang, xoay đúng chiều trước khi lưu để người đọc khỏi xoay màn hình.
Lỗi thường gặp khi scan PDF nhiều trang
| Hiện tượng | Nguyên nhân thường gặp | Tự xử lý được? | Khi nào gọi thợ |
|---|---|---|---|
| Mỗi trang ra một file riêng | Chọn định dạng PDF một trang hoặc ảnh | Được, đổi sang PDF nhiều trang | Không cần |
| File quá nặng, không gửi email được | Độ phân giải cao, chế độ màu | Được, giảm độ phân giải, bật nén | Không cần |
| ADF bỏ sót trang giữa tập | Kéo hai tờ một lúc, đệm tách giấy mòn | Xòe giấy, nạp ít tờ hơn | Lặp lại thường xuyên |
| Phần mềm treo khi scan trang thứ mấy | Phần mềm cũ, kết nối chập chờn | Cập nhật phần mềm, cắm USB thử | Vẫn treo |
| Bấm scan trên máy không chọn được PDF | Phím, cài đặt máy hoặc firmware | Scan từ máy tính thay thế | Phím bảng điều khiển không ăn |
Tình huống thường gặp: nhân viên hành chính một trường mầm non ở Gia Lâm scan hồ sơ nhập học từ kính phẳng, mỗi trang lưu một file ảnh. Đổi sang PDF nhiều trang và bật thêm trang sau khi quét, mỗi bộ hồ sơ thành một file, gọn để lưu trữ và gửi phòng giáo dục.
Thần Vũ hỗ trợ cài đặt scan như thế nào
- Kiểm tra phần mềm scan đang dùng, cài bản đầy đủ của hãng nếu thiếu.
- Tạo sẵn các hồ sơ scan: PDF nhiều trang đen trắng, PDF màu, scan ảnh.
- Thử scan qua ADF và kính để chắc không mất trang, không lệch.
- Nếu phát hiện lỗi cơ khí ADF hoặc bộ quét, báo rõ và báo giá trước.
- Hướng dẫn nhân viên cách đặt tên, lưu file và nén dung lượng.
Khi nào nên gọi kỹ thuật
- ADF thường xuyên bỏ trang, kẹt giấy giữa tập.
- Phần mềm scan không nhận máy dù đã cài lại.
- Bảng điều khiển không chọn được chế độ, phím bấm liệt.
Xem thêm: ADF kéo nhiều tờ: thay đệm tách giấy, bảng điều khiển liệt phím, máy báo lỗi scanner sau vận chuyển. Dịch vụ: sửa máy in phun màu đa chức năng, Thần Vũ sửa máy in phun màu.
Câu hỏi thường gặp
Đã scan thành nhiều file rồi thì gộp lại bằng cách nào?
Dùng chức năng kết hợp file trong phần mềm đọc PDF có hỗ trợ ghép, hoặc in tất cả ra máy in ảo PDF theo thứ tự. Lần sau chỉnh lại định dạng để khỏi phải ghép.
Scan PDF có tìm kiếm chữ được không?
Cần bật nhận dạng chữ (OCR) khi lưu. Với tiếng Việt, chọn đúng ngôn ngữ nhận dạng để giữ dấu.
Scan hai mặt vào cùng một PDF được không?
Được nếu ADF có đảo mặt, hoặc dùng chế độ hai mặt thủ công có gộp xen kẽ trang.
Scan bằng điện thoại có thay được máy đa năng?
Được cho vài trang. Hồ sơ dài, cần thẳng trang và rõ nét thì máy đa năng vẫn nhanh và đều hơn.
Cần cài sẵn chế độ scan cho cả phòng? Gọi 0965.305.158, máy bàn 024 3992 1369 hoặc nhắn Zalo 0983 504 555, Thần Vũ hướng dẫn hoặc cử kỹ thuật đến tận nơi.
Chỉ đường
Chỉ đường
Chỉ đường
