Hôm qua bấm scan còn thấy file nằm ngay trong thư mục chung, hôm nay máy đa năng báo "không kết nối được máy chủ" hoặc "lỗi xác thực". Kế toán cần gửi chứng từ, lễ tân cần lưu hồ sơ, ai cũng phải xếp hàng scan bằng USB. Lỗi scan to folder và scan to email không chạy gần như luôn đến từ thay đổi ở phía máy tính hoặc máy chủ thư, ít khi do phần cứng máy in.

Điểm chung của hai chức năng này: máy in phải đăng nhập vào một nơi khác để gửi file. Chỉ cần thông tin đăng nhập, địa chỉ hoặc quyền truy cập lệch một chút là máy từ chối gửi.

Scan to folder và scan to email khác nhau ở đâu

Scan to folder (còn gọi scan to network, scan to SMB) đẩy file vào một thư mục chia sẻ trên máy tính hoặc ổ mạng trong văn phòng. Máy in cần biết địa chỉ máy tính, tên thư mục chia sẻ, tài khoản và mật khẩu Windows có quyền ghi vào thư mục đó.

Scan to email gửi file qua máy chủ thư (SMTP). Máy in cần địa chỉ máy chủ, cổng, kiểu mã hóa và một tài khoản email để đăng nhập. Nhiều dịch vụ thư phổ biến hiện nay không cho đăng nhập bằng mật khẩu thường nữa mà yêu cầu mật khẩu ứng dụng riêng.

• Scan to folder hỏng: thường do đổi mật khẩu Windows, đổi tên máy tính, máy tính đổi địa chỉ IP, tắt chia sẻ sau khi cập nhật Windows.
• Scan to email hỏng: thường do nhà cung cấp thư đổi chính sách bảo mật, tài khoản bật xác minh hai bước, sai cổng hoặc kiểu mã hóa.
• Cả hai cùng hỏng: nghĩ tới mạng, máy in mất IP, đổi modem hoặc đổi dải mạng khi chuyển văn phòng.

Bảng khoanh vùng lỗi theo thông báo

Các bước tự kiểm tra an toàn

1. In trang cấu hình mạng từ bảng điều khiển máy in, ghi lại địa chỉ IP hiện tại của máy in.
2. Gõ địa chỉ IP đó vào trình duyệt trên máy tính cùng mạng để mở trang quản trị nhúng của máy in.
3. Với scan to folder: mở mục sổ địa chỉ hoặc hồ sơ mạng, kiểm tra đường dẫn dạng \\tên-máy-tính\tên-thư-mục, tài khoản và mật khẩu đúng như hiện tại.
4. Trên máy tính giữ thư mục, mở thuộc tính thư mục, xem tab chia sẻ còn bật không và tài khoản dùng để scan có quyền ghi không.
5. Với scan to email: kiểm tra địa chỉ máy chủ SMTP, cổng, kiểu mã hóa theo hướng dẫn của nhà cung cấp thư; tạo mật khẩu ứng dụng nếu tài khoản bật xác minh hai bước.
6. Bấm gửi thử một trang, đọc kỹ thông báo lỗi nếu có rồi chụp ảnh lại.

Mẹo nhỏ: đặt địa chỉ IP cố định cho máy tính giữ thư mục scan, hoặc dùng tên máy tính thay vì IP. Nhiều văn phòng ở Hà Nội đổi modem do nhà mạng nâng cấp, IP các máy thay đổi hết, scan to folder lập tức hỏng. Đừng tắt tường lửa hay tắt toàn bộ bảo mật Windows để "cho chạy", đó là lỗ hổng lớn hơn cả lỗi scan.

Tình huống thường gặp ở văn phòng

Tình huống thường gặp: một công ty nhỏ chuyển văn phòng từ Cầu Giấy sang Long Biên, lắp modem mới, máy in vẫn in bình thường qua WiFi nhưng scan vào thư mục kế toán báo lỗi. Nguyên nhân là dải IP mới khác hẳn, đường dẫn cũ trỏ vào địa chỉ không còn tồn tại. Kỹ thuật viên đặt IP tĩnh cho máy in và máy kế toán, sửa lại đường dẫn, scan thông suốt.

Một trường hợp khác: scan to email ngừng chạy sau khi tài khoản thư của công ty bật xác minh hai bước. Máy in vẫn dùng mật khẩu cũ nên bị từ chối. Tạo mật khẩu ứng dụng và nhập vào phần SMTP là xong, không cần sửa gì ở máy in.

Thần Vũ cài lại scan to folder như thế nào

1. Hỏi thông báo lỗi, gần đây văn phòng có đổi modem, đổi mật khẩu, cập nhật Windows hay không.
2. Kiểm tra máy in nhận mạng ổn định, đặt IP cố định nếu cần để tránh lệch địa chỉ về sau.
3. Tạo thư mục scan riêng và tài khoản chỉ dùng cho việc scan, phân quyền ghi gọn gàng, không mở chia sẻ cho mọi người.
4. Cài SMTP theo đúng yêu cầu bảo mật của nhà cung cấp thư bạn dùng.
5. Thông báo trước nếu phát hiện lỗi phần cứng như card mạng, bảng điều khiển; chỉ làm khi bạn đồng ý.
6. Scan thử từ máy in vào từng thư mục, từng địa chỉ email và hướng dẫn nhân viên thao tác.

Nếu máy còn kẹt ở phần cơ khí như ADF kéo hai tờ một lúc, xem bài thay đệm tách giấy ADF. Văn phòng dùng thêm fax qua tổng đài có thể đọc máy đa năng không nhận fax qua tổng đài nội bộ.

Khi nào nên gọi kỹ thuật

• Đã nhập lại mật khẩu, đường dẫn mà vẫn báo lỗi.
• Máy in không vào được trang quản trị, không nhận IP.
• Văn phòng có nhiều máy tính, nhiều người scan vào nhiều thư mục khác nhau.
• Máy chủ thư dùng tên miền riêng, cấu hình bảo mật phức tạp.

Thần Vũ nhận cài đặt, sửa chữa máy in đa năng cho văn phòng, xem thêm dịch vụ sửa máy in đa chức năng tại nhà, gói bảo trì máy in văn phòng định kỳ hoặc trang chung sửa máy in phun màu tại Hà Nội.

Câu hỏi thường gặp

Máy in đời cũ có làm được scan to folder với Windows mới không?

Một số máy đời cũ chỉ hỗ trợ giao thức chia sẻ cũ mà Windows mới đã tắt mặc định. Khi đó có thể cập nhật firmware máy in hoặc chuyển sang scan qua phần mềm trên máy tính. Không nên bật lại giao thức cũ trên toàn mạng.

Có nên dùng tài khoản quản trị Windows để scan cho nhanh?

Không nên. Mật khẩu quản trị lưu trong máy in, ai bấm vào sổ địa chỉ cũng có thể thấy. Hãy tạo tài khoản riêng chỉ có quyền ghi vào thư mục scan.

Vì sao email scan đến người nhận bị chặn?

File quá lớn hoặc máy chủ nhận đánh dấu thư rác. Giảm độ phân giải xuống mức đủ đọc, chọn định dạng PDF nén, và gửi từ tài khoản công ty thay vì tài khoản lạ.

Đổi mật khẩu Windows thì có cần sửa máy in không?

Có. Mật khẩu lưu trong máy in không tự cập nhật, cần nhập lại trong sổ địa chỉ hoặc hồ sơ scan.

Văn phòng bạn đang tắc scan vào thư mục chung? Gọi 0965.305.158, máy bàn 024 3992 1369 hoặc nhắn ảnh thông báo lỗi qua Zalo 0983 504 555, kỹ thuật Thần Vũ hẹn lịch qua cài lại.