Doanh nghiệp có nên đào tạo kỹ thuật viên máy in nội bộ?

Ở nhiều công ty, mỗi lần máy in báo lỗi là cả phòng phải chờ: gọi thợ, đợi thợ đến, trong khi hồ sơ cần in gấp. Từ đó, câu hỏi tự nhiên xuất hiện: có nên đào tạo kỹ thuật viên nội bộ để tự xử lý các sự cố máy in thường gặp không? Câu trả lời không giống nhau cho mọi doanh nghiệp. Nó phụ thuộc vào số lượng thiết bị, tính chất công việc, nhân sự sẵn có và cách doanh nghiệp muốn phân chia việc giữa người nội bộ với đơn vị dịch vụ bên ngoài.

Bài viết này giúp các chủ doanh nghiệp, trưởng phòng hành chính, quản lý IT có góc nhìn đầy đủ: lợi ích, giới hạn, khi nào nên đào tạo, nên đào tạo những nội dung gì và cách triển khai cho hiệu quả.

Thực trạng sự cố máy in ở doanh nghiệp

Máy in là thiết bị "nhỏ mà có võ". Nó không đắt bằng hệ thống máy chủ, nhưng khi trục trặc lại ảnh hưởng trực tiếp đến công việc hằng ngày: kế toán không in được chứng từ, bộ phận bán hàng không in được hợp đồng, phòng khám không in được phiếu kết quả. Các sự cố thường gặp gồm:

Kẹt giấy, kẹt giấy ảo, máy kéo nhiều tờ một lúc.
Bản in mờ, sọc, lem, bóng mờ do hộp mực, trống hoặc cụm sấy.
Máy nhận lệnh nhưng không in, lỗi hàng đợi, lỗi driver sau khi cập nhật hệ điều hành.
Máy in dùng chung qua mạng bị mất kết nối, đổi địa chỉ IP.
Máy báo hết mực dù vừa thay, máy in phun báo tràn mực thải.

Điểm đáng chú ý là phần lớn các sự cố trên thuộc loại có thể xử lý nhanh nếu người tại chỗ được hướng dẫn đúng. Chỉ một phần nhỏ thực sự cần thợ chuyên sâu với dụng cụ và linh kiện.

Đào tạo kỹ thuật viên nội bộ bảo dưỡng máy in tại văn phòng doanh nghiệp

Lợi ích khi có kỹ thuật viên máy in nội bộ

Giảm thời gian gián đoạn

Người nội bộ có mặt ngay tại chỗ, xử lý được kẹt giấy, lỗi hàng đợi, lỗi kết nối trong thời gian ngắn, không phải chờ thợ bên ngoài di chuyển đến. Với bộ phận làm việc theo hạn chót, điều này rất có giá trị.

Bảo dưỡng chủ động thay vì chữa cháy

Kỹ thuật viên nội bộ có thể vệ sinh định kỳ, theo dõi tình trạng hộp mực, trống, quả đào kéo giấy, phát hiện sớm dấu hiệu hao mòn. Máy được chăm sóc đều đặn thường bền hơn, ít hỏng đột ngột hơn.

Hiểu hệ thống của chính doanh nghiệp

Người nội bộ nắm rõ máy nào đặt ở đâu, phục vụ bộ phận nào, kết nối qua mạng ra sao, phần mềm in đặc thù nào đang dùng. Hiểu biết này giúp xử lý sự cố nhanh và chính xác hơn người lần đầu đến.

Làm việc hiệu quả hơn với đơn vị dịch vụ

Khi cần gọi thợ chuyên sâu, kỹ thuật viên nội bộ mô tả được triệu chứng chính xác, đã loại trừ các nguyên nhân đơn giản, nhờ đó thợ bên ngoài chẩn đoán nhanh và đúng hơn, tránh phải đến nhiều lần.

Giới hạn cần nhìn nhận thẳng thắn

Đào tạo nội bộ không phải là giải pháp cho mọi thứ. Doanh nghiệp nên cân nhắc các giới hạn sau:

Không thay thế hoàn toàn thợ chuyên nghiệp: các lỗi bo mạch, board nguồn, cụm sấy, hộp quang hay thay đầu phun thường cần dụng cụ, linh kiện và kinh nghiệm mà nhân sự kiêm nhiệm khó có đủ.
Cần thời gian và người phù hợp: nhân sự được chọn phải có thiên hướng kỹ thuật, tỉ mỉ và sẵn lòng nhận thêm việc.
Rủi ro khi làm vượt khả năng: tự tháo sâu khi chưa đủ tay nghề có thể làm hỏng thêm máy. Cần quy định rõ ranh giới công việc.
Nhân sự có thể nghỉ việc: nên có tài liệu quy trình và đào tạo ít nhất một người dự phòng.

Khi nào doanh nghiệp nên đào tạo kỹ thuật viên nội bộ?

Bảng dưới đây giúp doanh nghiệp tự đối chiếu tình hình của mình:

Tình huống doanh nghiệp	Gợi ý
Có nhiều máy in, máy đa năng ở nhiều phòng ban	Nên đào tạo ít nhất một người xử lý sự cố cơ bản và bảo dưỡng định kỳ
Đã có bộ phận IT nhưng chưa ai hiểu máy in	Bổ sung kỹ năng máy in cho nhân sự IT là cách hiệu quả nhất
Công việc phụ thuộc nhiều vào in ấn, cần xử lý ngay	Rất nên có người nội bộ để giảm thời gian gián đoạn
Doanh nghiệp nhỏ, ít máy, ít khi hỏng	Có thể chỉ cần hướng dẫn nhân viên hành chính các thao tác cơ bản, còn lại thuê dịch vụ
Có chi nhánh ở xa, khó gọi thợ nhanh	Nên có người tại chỗ được đào tạo để xử lý tình huống thường gặp

Nhìn chung, mô hình phổ biến và hợp lý là kết hợp: kỹ thuật viên nội bộ lo phần sử dụng, bảo dưỡng và lỗi thường gặp; đơn vị dịch vụ chuyên nghiệp lo phần sửa chữa chuyên sâu và cung cấp linh kiện.

Nội dung đào tạo nên có cho kỹ thuật viên nội bộ

Chương trình đào tạo nên bám sát thiết bị doanh nghiệp đang dùng, tập trung vào những việc người nội bộ thực sự sẽ làm:

Cấu tạo và nguyên lý máy in laser, máy in phun: đủ để hiểu vì sao lỗi xảy ra và khoanh vùng nhanh.
Xử lý kẹt giấy đúng cách: mở đúng nắp, rút giấy đúng chiều, kiểm tra cảm biến, tránh làm rách giấy kẹt lại bên trong.
Đọc bản in lỗi: nhận biết lỗi do hộp mực, trống, cụm sấy hay do giấy.
Thay hộp mực, trống, vệ sinh định kỳ: vệ sinh quả đào, đường giấy, kính scan; lên lịch bảo dưỡng.
Phần mềm và mạng: cài driver, xử lý hàng đợi in, chia sẻ máy in qua mạng LAN, cấu hình IP tĩnh, kết nối wifi.
Nhận biết giới hạn: dấu hiệu nào cần dừng lại và gọi đơn vị chuyên sửa, cách mô tả lỗi để thợ chẩn đoán nhanh.
Quản lý thiết bị: lập danh sách máy, ghi nhật ký sự cố, theo dõi vật tư tiêu hao.

Kỹ thuật viên nội bộ cấu hình máy in dùng chung qua mạng LAN văn phòng

Cách triển khai đào tạo nội bộ cho hiệu quả

Để việc đào tạo không dừng ở mức "học cho biết", doanh nghiệp có thể tham khảo các bước:

Chọn đúng người: ưu tiên nhân sự IT, hành chính có thiên hướng kỹ thuật, thích tìm hiểu máy móc.
Kiểm kê thiết bị trước: liệt kê hãng, loại máy (laser, phun, đa năng), tình trạng sử dụng để chương trình học sát thực tế.
Học trên máy thật: lý thuyết cần đi kèm thực hành tháo lắp, vệ sinh, xử lý lỗi trên máy thật, tốt nhất là cùng dòng hoặc tương tự máy doanh nghiệp đang dùng.
Xây dựng quy trình nội bộ: ai tiếp nhận báo lỗi, xử lý trong phạm vi nào, khi nào chuyển cho đơn vị dịch vụ.
Duy trì kênh hỗ trợ: giữ liên lạc với đơn vị đào tạo, sửa chữa để hỏi khi gặp ca khó.

Đào tạo có thể thực hiện tại nơi có xưởng và nhiều máy thực hành, nơi nhân sự được thợ lành nghề kèm trực tiếp. Doanh nghiệp có thể tham khảo chương trình đào tạo kỹ thuật viên máy in cho doanh nghiệp để hình dung nội dung và cách tổ chức.

Câu hỏi thường gặp

Nhân viên không chuyên kỹ thuật có học được không?

Được, nếu mục tiêu là xử lý sự cố thường gặp và bảo dưỡng cơ bản. Nhân viên hành chính chịu khó, cẩn thận hoàn toàn có thể đảm nhận. Phần sửa chữa chuyên sâu như bo mạch, cụm sấy nên để thợ chuyên nghiệp xử lý.

Đào tạo nội bộ có giúp giảm chi phí sửa chữa không?

Thường là có, vì nhiều lỗi đơn giản được xử lý tại chỗ, máy được bảo dưỡng đều nên ít hỏng nặng. Tuy nhiên hiệu quả phụ thuộc vào việc chọn đúng người, đào tạo sát thực tế và có quy trình rõ ràng.

Nên đào tạo một hay nhiều người?

Nên có ít nhất một người chính và một người dự phòng, để khi người chính nghỉ phép hoặc nghỉ việc, doanh nghiệp không bị gián đoạn. Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh nên có người được đào tạo tại từng nơi.

Thời lượng đào tạo kỹ thuật viên nội bộ là bao lâu?

Tùy số lượng, chủng loại máy và mức độ doanh nghiệp mong muốn. Tại Thần Vũ, thời lượng được sắp xếp linh hoạt theo nhu cầu và khả năng tiếp thu của học viên; học phí được tư vấn cụ thể khi doanh nghiệp liên hệ.

Đào tạo kỹ thuật viên cho doanh nghiệp tại Thần Vũ

Thần Vũ là đơn vị sửa máy in, đổ mực, sửa máy tính với 3 cơ sở tại Hà Nội, có kho đào tạo ở Ngõ 172 Phú Diễn, Bắc Từ Liêm với nhiều máy đa dạng hãng, đời để nhân sự doanh nghiệp thực hành. Học viên học lý thuyết, xem thợ lành nghề làm trực tiếp và tự tay xử lý dưới sự kèm cặp. Nếu doanh nghiệp đang cân nhắc xây dựng đội kỹ thuật nội bộ, hãy xem chi tiết tại trang đào tạo kỹ thuật viên nội bộ cho công ty, hoặc gọi 0965.305.158, Zalo 0983 504 555 để được tư vấn nội dung phù hợp.

Bài viết cùng chủ đề

Xem tất cả khóa học: Đào tạo nghề sửa máy in, đổ mực, sửa máy tính tại Thần Vũ