Máy fax còn cần thiết cho văn phòng không? Khi nào nên dùng, nên chọn loại nào

Trong thời đại email và Zalo, nhiều người nghĩ máy fax đã lỗi thời. Thực tế, một số cơ quan, ngân hàng, bệnh viện, đơn vị vận tải, xuất nhập khẩu vẫn dùng fax để gửi nhận chứng từ có chữ ký, dấu. Vậy văn phòng bạn có cần máy fax không?

Tóm tắt nhanh

Chỉ cần khi đối tác, cơ quan yêu cầu gửi nhận qua fax.
Văn phòng nhỏ: máy in đa năng có fax là đủ.
Cần đường điện thoại cố định (analog) hoặc dịch vụ fax qua internet.

Ai vẫn dùng fax?

Doanh nghiệp làm việc với ngân hàng, cơ quan nhà nước theo quy trình cũ.
Bệnh viện, phòng khám gửi nhận chỉ định, kết quả.
Vận tải, xuất nhập khẩu, đại lý vé.

Nhân viên gửi fax chứng từ tại văn phòng

Các lựa chọn

Giải pháp	Ưu điểm	Lưu ý
Máy fax giấy thường	Đơn giản, chuyên dụng	Chiếm chỗ, chỉ làm fax, copy cơ bản
Máy in đa năng có fax	Một máy in, scan, copy, fax	Cần chọn đúng model có fax
Fax qua internet (eFax)	Không cần máy, nhận qua email	Phụ thuộc dịch vụ, chi phí thuê bao

Máy in đa năng có chức năng fax tại văn phòng nhỏ

Lỗi fax thường gặp

Lỗi	Cách xử lý
Không có tín hiệu quay số	Kiểm tra dây điện thoại, cổng LINE
Gửi lỗi, mất kết nối	Giảm tốc độ truyền (ECM, baud), kiểm tra đường dây
Bản fax mờ, sọc	Vệ sinh kính scan, kiểm tra mực
Không tự nhận fax	Cài chế độ nhận Auto, số hồi chuông

Bản fax nhận được trên máy fax văn phòng

Ca thực tế

Một công ty logistics cần gửi chứng từ qua fax cho đối tác, nhưng máy fax cũ hỏng. Thần Vũ tư vấn máy in đa năng có fax, kết nối đường điện thoại cố định, cài sẵn danh bạ fax. Công ty vừa có máy in, scan, vừa đáp ứng yêu cầu fax mà không tốn thêm chỗ.

Thần Vũ nhận Sửa máy in tại nhà Hà Nội, Sửa chữa máy văn phòng tại Long Biên tại Hà Nội. Xem thêm máy in đa năng hay đơn năng.

Có nên giữ máy fax? Gợi ý theo từng loại văn phòng

Câu hỏi máy fax còn cần thiết cho văn phòng hay không phụ thuộc chủ yếu vào đối tác và quy trình giấy tờ của bạn. Dưới đây là gợi ý theo các mô hình thường gặp.

Văn phòng nhỏ, hộ kinh doanh

Phần lớn đã chuyển sang email, Zalo và chữ ký số, nên hiếm khi cần fax. Nếu thỉnh thoảng có đối tác yêu cầu, có thể dùng dịch vụ fax qua internet hoặc nhờ đơn vị dịch vụ gửi hộ, không cần đầu tư máy riêng.

Văn phòng kế toán, dịch vụ

Nếu có khách hàng là cơ quan, ngân hàng còn nhận fax, một máy in đa năng có fax là lựa chọn gọn: vừa in, scan hồ sơ hằng ngày, vừa gửi fax khi cần. Tham khảo danh sách thiết bị cần có cho văn phòng kế toán dịch vụ.

Công ty vận tải, xuất nhập khẩu, đại lý

Thường xuyên gửi nhận chứng từ có dấu, chữ ký với nhiều đối tác, nên máy fax hoặc máy đa năng có fax vẫn hữu ích. Nên chọn máy có khay nạp bản gốc tự động để gửi nhiều trang liên tục.

Phòng khám, cơ sở y tế

Một số nơi vẫn gửi nhận chỉ định, kết quả qua fax. Máy nên đặt ở khu vực có người trực, tránh để bản fax chứa thông tin bệnh nhân nằm trên khay lâu.

Checklist khi chọn máy in đa năng có fax

Xác nhận model có chức năng fax: nhiều máy đa năng chỉ có in, scan, copy. Kiểm tra thông số, cổng LINE ở mặt sau máy.
Khay nạp bản gốc tự động (ADF): cần thiết khi gửi hồ sơ nhiều trang.
Bộ nhớ nhận fax: máy có thể lưu fax khi hết giấy, hết mực, tránh mất bản fax đến.
Chuyển tiếp fax sang email hoặc thư mục (nếu có): tiện lưu trữ, giảm in giấy.
Kết nối LAN: để vừa in chung, vừa scan về máy tính, vừa quản lý danh bạ fax qua trình duyệt.
Vật tư dễ tìm: hộp mực, trống phổ biến, có thể đổ mực để giảm chi phí.

Để hiểu rõ hơn khác biệt giữa máy đơn năng và đa năng, xem bài máy in đa năng hay đơn năng.

Các bước tự kiểm tra khi không gửi, không nhận được fax

Nhấc tổ hợp hoặc bật loa trên máy để nghe có tiếng tút của đường dây không.
Kiểm tra dây điện thoại cắm đúng cổng LINE, không cắm nhầm cổng TEL hay cổng mạng.
Thử gọi điện thoại thường vào số fax xem đường dây có thông không.
Kiểm tra số fax đối tác, mã vùng, số thoát ra ngoài nếu văn phòng dùng tổng đài nội bộ.
Xem chế độ nhận: Auto hay Manual, số hồi chuông trước khi máy tự nhận.
Gửi thử một trang đơn giản; nếu được thì giảm tốc độ truyền khi gửi nhiều trang.
Nếu vẫn lỗi, in báo cáo truyền fax và gửi cho kỹ thuật để xác định nguyên nhân.

Sai lầm thường gặp khi dùng máy fax

Cắm máy fax vào cổng điện thoại của modem internet: nhiều cổng thoại qua internet không truyền fax ổn định, gây lỗi giữa chừng.
Dùng chung đường dây với điện thoại bàn mà không cài chế độ phù hợp: cuộc gọi bị máy fax "nhận" mất, hoặc fax đến không được nhận.
Không lưu báo cáo gửi: khi đối tác nói chưa nhận, văn phòng không có bằng chứng đã gửi.
Để kính scan bẩn: bản fax gửi đi có vệt sọc, chữ khó đọc.

Nếu văn phòng cần đánh giá lại toàn bộ thiết bị, có thể tham khảo thiết bị cần có khi mở văn phòng mới. Với các lỗi phần cứng như máy không kéo bản gốc, bản fax nhận bị mờ, Thần Vũ nhận sửa chữa máy văn phòng tại Long Biên và các quận nội thành Hà Nội, cài đặt máy fax, máy đa năng tận nơi.

Thần Vũ hỗ trợ tại đâu?

Kỹ thuật Thần Vũ hỗ trợ tận nơi tại Long Biên, Gia Lâm, Đông Anh và các quận nội thành Hà Nội: Hoàn Kiếm, Ba Đình, Đống Đa, Hai Bà Trưng, Cầu Giấy, Thanh Xuân, Hoàng Mai, Tây Hồ, Nam Từ Liêm, Bắc Từ Liêm, Hà Đông. Khách ở xa có thể gửi máy về xưởng tại Long Biên hoặc nhờ tư vấn từ xa qua Zalo.

Câu hỏi thường gặp

Máy fax có dùng đường internet được không? Máy fax thường cần đường điện thoại analog; fax qua internet dùng dịch vụ riêng.

Máy in đa năng nào có fax? Nhiều dòng laser đa năng có fax; kiểm tra chữ "F" hoặc thông số model.

Fax có giá trị pháp lý không? Tùy quy định từng đơn vị nhận; nên hỏi đối tác.

Thần Vũ cài đặt máy fax? Có, tại Hà Nội. Liên hệ Zalo 0983.504.555.

Cần tư vấn máy fax, máy in đa năng?

Gọi 0965.305.158 · Zalo 0983.504.555 · Máy bàn 024 3992 1369. Thần Vũ tư vấn miễn phí, sửa máy in, máy tính, thiết bị văn phòng tận nơi tại Hà Nội; báo giá trước khi làm.