Thiết bị cần có khi mở văn phòng mới: danh sách đầy đủ và cách tiết kiệm

Mở văn phòng mới là lúc có rất nhiều khoản cần chi: bàn ghế, mạng internet, máy tính, máy in... Lập danh sách thiết bị văn phòng rõ ràng ngay từ đầu giúp bạn không bỏ sót, không mua thừa, và có thể tiết kiệm đáng kể bằng cách chọn thiết bị cũ chất lượng.

Tóm tắt nhanh

Ưu tiên: mạng ổn định, máy tính đủ dùng, máy in dùng chung qua mạng.
Thiết bị cũ chất lượng tốt giúp tiết kiệm 30–60% chi phí ban đầu.
Lập kế hoạch sao lưu, bảo trì ngay từ ngày đầu.

Văn phòng mới được lắp đặt máy tính, máy in

Danh sách theo quy mô

Thiết bị	1–5 người	6–15 người	16–30 người
Máy tính	Laptop/PC mỗi người	PC/laptop + 1 máy kế toán cấu hình tốt	Như trên + máy chủ/NAS
Máy in	1 máy laser wifi/LAN	1–2 máy laser mạng, in hai mặt	Máy photocopy đa năng + máy in nhỏ
Máy scan	Máy in đa năng	Máy scan nạp giấy	Máy scan tốc độ cao
Mạng	Modem wifi	Modem + switch + wifi phụ	Hệ thống mạng có tủ, wifi mesh
UPS	Cho máy kế toán	Cho máy kế toán, modem	Cho máy chủ, thiết bị mạng
Máy hủy	Loại nhỏ	Loại vừa	Loại công suất lớn
Máy chiếu/TV họp	Tùy chọn	1 phòng họp	Theo số phòng họp

Kỹ thuật viên lắp đặt mạng và tủ mạng văn phòng mới

Mẹo tiết kiệm

Chọn PC đồng bộ, laptop doanh nhân đã qua sử dụng có bảo hành.
Dùng máy in mạng dùng chung thay vì mỗi người một máy.
Máy in laser đổ mực cho in văn bản để giảm chi phí mỗi trang.
Đầu tư vào mạng ổn định ngay từ đầu, tránh sửa đi sửa lại.
Ký bảo trì định kỳ để giảm hỏng đột xuất.

Giao và lắp đặt máy in cho văn phòng mới

Những thứ hay bị quên

Ổ cắm chống sét, dây nối dài chất lượng.
Ổ cứng sao lưu hoặc dịch vụ lưu trữ đám mây.
Phần mềm diệt virus, bản quyền phần mềm văn phòng.
Mực, giấy, linh kiện dự phòng.

Văn phòng mới đi vào hoạt động với đầy đủ thiết bị

Ca thực tế

Một công ty khởi nghiệp 12 người mở văn phòng tại Long Biên. Thần Vũ tư vấn trọn gói: PC đồng bộ đã qua sử dụng nâng SSD, 2 máy in laser mạng, máy scan nạp giấy, hệ thống mạng và sao lưu đám mây. Văn phòng đi vào hoạt động sau 2 ngày, tổng chi phí thấp hơn dự kiến ban đầu.

Tham khảo Máy tính để bàn cũ, Máy in cũ Canon, Máy photocopy Ricoh cũ và dịch vụ Sửa chữa máy văn phòng tại Long Biên.

Các bước lập kế hoạch mua thiết bị cho văn phòng mới

Liệt kê vị trí làm việc: bao nhiêu người, mỗi người làm việc gì, ai cần máy cấu hình cao, ai chỉ dùng văn phòng cơ bản, ai hay đi công tác cần laptop.
Ước tính khối lượng in, scan, photo: mỗi tháng in khoảng bao nhiêu trang, có cần in màu, in A3, scan hồ sơ nhiều không. Từ đó mới chọn được loại máy phù hợp.
Khảo sát mặt bằng: vị trí ổ điện, đường đi dây mạng, chỗ đặt modem, máy in dùng chung, tủ mạng. Làm việc này trước khi kê bàn ghế sẽ đỡ phải đục khoan lại.
Chia ngân sách theo mức ưu tiên: thứ gì phải có ngay từ ngày đầu, thứ gì có thể bổ sung sau một vài tháng.
Chọn nơi cung cấp có hỗ trợ kỹ thuật: ưu tiên đơn vị vừa bán vừa lắp đặt, bảo hành và sửa chữa để khi có sự cố chỉ cần gọi một đầu mối.
Lắp đặt, kiểm tra và bàn giao: chạy thử mạng, in thử từ tất cả máy tính, kiểm tra sao lưu trước khi nhân viên bắt đầu làm việc.

Thứ tự ưu tiên khi ngân sách còn hạn chế

Không phải văn phòng nào cũng đủ ngân sách mua sắm đầy đủ thiết bị văn phòng ngay từ đầu. Khi phải chọn, có thể ưu tiên theo thứ tự sau:

Mạng internet và wifi ổn định: gần như mọi công việc đều phụ thuộc vào kết nối.
Máy tính cho từng vị trí: đủ cấu hình cho công việc, ưu tiên ổ SSD để làm việc nhanh. Máy tính để bàn cũ đời văn phòng có bảo hành là phương án tiết kiệm đáng cân nhắc.
Một máy in dùng chung qua mạng: nên chọn máy in laser có in hai mặt; bài chọn mua máy in cho văn phòng có bảy tiêu chí cụ thể.
Bảo vệ điện và dữ liệu: ổ cắm chống sét, UPS cho máy kế toán, ổ sao lưu. Xem thêm cách chọn UPS cho máy tính văn phòng.
Thiết bị bổ sung: máy scan riêng, máy hủy tài liệu, máy chiếu, máy chấm công có thể mua sau khi văn phòng đã đi vào hoạt động ổn định.

Sai lầm thường gặp khi trang bị văn phòng mới

Mua mỗi người một máy in nhỏ: tốn kém mực, khó quản lý, hỏng lặt vặt nhiều. Một máy in mạng tốt thường hiệu quả hơn.
Mua máy tính cấu hình quá cao cho tất cả: phần lớn vị trí văn phòng không cần, chỉ nên đầu tư mạnh cho máy kế toán, thiết kế.
Chọn modem, wifi rẻ nhất: mạng chập chờn khiến cả văn phòng mất thời gian, về sau phải thay lại.
Dây điện, dây mạng đi lộn xộn: khó sửa chữa, dễ chập điện, dễ vấp ngã. Nên đi dây gọn, có nhãn đánh dấu.
Không có kế hoạch bảo trì: thiết bị chỉ được để ý khi đã hỏng. Bài hợp đồng bảo trì máy văn phòng có nên ký giúp bạn cân nhắc phương án phù hợp.

Kinh nghiệm từ kỹ thuật Thần Vũ

Khi hỗ trợ lắp đặt cho văn phòng mới, Thần Vũ thường gặp tình huống mọi thứ đã mua đủ nhưng chưa ai chịu trách nhiệm "kết nối" chúng lại với nhau: máy in chưa chia sẻ, thư mục chung chưa phân quyền, sao lưu chưa bật. Vì vậy, hãy giao cho một người làm đầu mối thiết bị, giữ danh sách máy, mật khẩu quản trị, thông tin bảo hành và số điện thoại kỹ thuật.

Ngoài ra, nên dành một khoản nhỏ dự phòng cho vật tư như hộp mực, dây mạng, chuột, bàn phím thay thế. Những thứ nhỏ này hỏng bất chợt nhưng lại làm gián đoạn công việc nếu không có sẵn. Khi văn phòng ở khu vực Long Biên và lân cận cần hỗ trợ lắp đặt hoặc sửa chữa, bạn có thể liên hệ dịch vụ sửa chữa máy văn phòng tại Long Biên.

Thần Vũ hỗ trợ tại đâu?

Kỹ thuật Thần Vũ hỗ trợ tận nơi tại Long Biên, Gia Lâm, Đông Anh và các quận nội thành Hà Nội: Hoàn Kiếm, Ba Đình, Đống Đa, Hai Bà Trưng, Cầu Giấy, Thanh Xuân, Hoàng Mai, Tây Hồ, Nam Từ Liêm, Bắc Từ Liêm, Hà Đông. Khách ở xa có thể gửi máy về xưởng tại Long Biên hoặc nhờ tư vấn từ xa qua Zalo.

Câu hỏi thường gặp

Mở văn phòng 10 người cần bao nhiêu máy in? Thường 1–2 máy laser mạng là đủ, cộng máy scan nếu cần.

Có nên mua thiết bị cũ cho văn phòng mới? Nên cân nhắc với máy tính, máy in, photocopy đã kiểm tra, có bảo hành.

Ai lắp đặt mạng, máy in cho văn phòng mới? Thần Vũ hỗ trợ trọn gói tại Hà Nội.

Liên hệ tư vấn thế nào? Zalo 0983.504.555.

Đang chuẩn bị mở văn phòng mới?

Gọi 0965.305.158 · Zalo 0983.504.555 · Máy bàn 024 3992 1369. Thần Vũ tư vấn miễn phí, sửa máy in, máy tính, thiết bị văn phòng tận nơi tại Hà Nội; báo giá trước khi làm.