Thuê hay mua máy photocopy cho văn phòng: cách tính để không lãng phí

Văn phòng cần sao chụp, in, scan tài liệu số lượng lớn thường phân vân: thuê máy photocopy trả theo tháng hay mua đứt một chiếc máy mới hoặc cũ? Không có đáp án chung; câu trả lời phụ thuộc vào số bản in mỗi tháng, vốn ban đầu và việc bạn có người theo dõi máy hay không.

Tóm tắt nhanh

In dưới khoảng 1.500 trang/tháng: máy in laser đa năng thường rẻ hơn photocopy.
Sản lượng ổn định, không muốn lo kỹ thuật: thuê máy trọn gói.
Dùng lâu dài, sản lượng lớn: mua máy cũ tốt kèm bảo trì thường có chi phí mỗi trang thấp nhất.

Máy photocopy đặt tại góc văn phòng, nhân viên đang sao chụp tài liệu

So sánh ba phương án

Tiêu chí	Thuê máy	Mua máy mới	Mua máy cũ tốt
Vốn ban đầu	Thấp (đặt cọc)	Cao	Trung bình
Chi phí hằng tháng	Phí thuê cố định + vượt trang	Mực, linh kiện	Mực, linh kiện, bảo trì
Bảo trì, sửa chữa	Bên cho thuê lo	Hãng bảo hành thời gian đầu	Cần đơn vị bảo trì
Phù hợp	Văn phòng mới, dự án ngắn hạn	Doanh nghiệp cần máy ổn định lâu dài	Văn phòng muốn tối ưu chi phí
Rủi ro	Hợp đồng ràng buộc, phí vượt trang	Khấu hao lớn	Chọn nhầm máy đã quá tải

Cách tính chi phí mỗi trang

Đừng chỉ nhìn giá máy. Hãy cộng tất cả chi phí trong 2–3 năm rồi chia cho số trang dự kiến:

Giá máy hoặc tổng tiền thuê.
Mực (hoặc đổ mực), trống, gạt, linh kiện hao mòn.
Bảo trì, sửa chữa, công kỹ thuật.
Thời gian máy dừng (ảnh hưởng công việc).

Tính chi phí in mỗi trang trên bảng tính

Những điểm cần đọc kỹ khi thuê

Số trang miễn phí mỗi tháng và đơn giá trang vượt.
Thời hạn hợp đồng, phí chấm dứt sớm.
Thời gian phản hồi khi máy hỏng, có máy thay thế không.
Ai chịu chi phí giấy, mực màu (nếu máy màu).

Kỹ thuật viên bảo trì máy photocopy định kỳ tại văn phòng

Những điểm cần kiểm tra khi mua máy cũ

Bộ đếm trang (counter), tình trạng trống, cụm sấy, khay giấy.
Chạy thử sao chụp, in qua mạng, scan về máy tính.
Nguồn gốc máy, bảo hành và đơn vị bảo trì sau bán.

Xem thêm: máy photocopy cũ hay mới và so sánh Ricoh, Toshiba, Canon.

Chồng tài liệu photocopy hằng tháng của văn phòng

Ca thực tế

Một trung tâm đào tạo ở Gia Lâm thuê máy photocopy, mỗi tháng vượt trang khá nhiều nên chi phí cao hơn dự kiến. Sau khi Thần Vũ tính lại chi phí mỗi trang, trung tâm chuyển sang mua một máy Ricoh cũ đã kiểm tra kỹ kèm gói bảo trì định kỳ; sau khoảng một năm, tổng chi phí đã thấp hơn phương án thuê.

Thần Vũ có Máy photocopy Ricoh cũ, Sửa máy photocopy tại nhà, Đổ mực máy photocopy tại Hà Nội.

Các bước tự tính để quyết định thuê hay mua máy photocopy

Thay vì so sánh cảm tính, văn phòng có thể tự làm một bảng tính đơn giản theo các bước sau. Chỉ cần ghi lại số liệu thật của mình là đã thấy phương án nào hợp lý hơn.

Đếm sản lượng thực tế: xem bộ đếm trên máy hiện tại hoặc ghi lại số bản chụp, in trong 2–3 tháng gần nhất. Tách riêng đen trắng và màu nếu có.
Dự kiến thay đổi: văn phòng sắp tăng người, mở thêm chi nhánh hay chuyển sang số hóa tài liệu? Sản lượng có thể tăng hoặc giảm rõ rệt.
Liệt kê nhu cầu chức năng: chỉ photocopy hay cần in mạng, scan về máy tính, khổ A3, đảo mặt bản gốc.
Lấy báo giá thuê: phí hằng tháng, số trang miễn phí, đơn giá vượt trang, thời hạn hợp đồng.
Lấy báo giá mua: giá máy mới hoặc cũ, chi phí mực, linh kiện hao mòn theo số trang, phí bảo trì.
Cộng tổng chi phí trong cùng một khoảng thời gian (ví dụ 24 hoặc 36 tháng), chia cho tổng số trang dự kiến.
Cộng thêm yếu tố rủi ro: thời gian chờ sửa, máy dự phòng, mức độ phụ thuộc vào máy.

Cách tính chi tiết cho từng loại máy in được trình bày trong bài chi phí in mỗi trang của máy in.

Gợi ý theo loại hình văn phòng

Văn phòng mới thành lập

Chưa rõ sản lượng, vốn cần dành cho việc khác: thuê máy photocopy ngắn hạn hoặc dùng máy in laser đa năng trước, sau vài tháng có số liệu thực rồi quyết định mua.

Văn phòng 10–30 người, sản lượng ổn định

Thường phù hợp với mua máy cũ tốt kèm hợp đồng bảo trì. Đọc thêm những điều nên có trong hợp đồng bảo trì máy văn phòng.

Trường học, trung tâm đào tạo

Sản lượng cao theo mùa (thi cử, khai giảng). Nếu thuê, cần chú ý đơn giá vượt trang vào tháng cao điểm. Nếu mua, nên chọn máy công suất lớn và có kỹ thuật hỗ trợ nhanh. Tham khảo bài chọn máy in, máy photocopy cho trường học.

Dự án, công trường ngắn hạn

Thuê là hợp lý vì kết thúc dự án có thể trả máy, không phải lo thanh lý.

Sai lầm thường gặp khi chọn thuê hoặc mua

Chỉ so phí thuê hằng tháng với giá máy, bỏ qua mực, linh kiện và phí vượt trang.
Ký hợp đồng thuê dài hạn khi chưa ước lượng được sản lượng, sau đó khó thay đổi.
Mua máy quá lớn so với nhu cầu: tốn điện, tốn chỗ, linh kiện đắt.
Mua máy cũ giá rẻ không rõ bộ đếm: máy đã chạy quá tải, vừa mua về đã phải thay nhiều linh kiện.
Không có người theo dõi máy: không ai ghi bộ đếm, không ai báo lỗi sớm, đến khi máy dừng hẳn mới gọi kỹ thuật.

Dù chọn thuê hay mua máy photocopy, hãy giữ thói quen ghi bộ đếm hằng tháng để biết chi phí thật. Khi máy có dấu hiệu bản chụp mờ, kẹt giấy, Thần Vũ hỗ trợ sửa máy photocopy tại nhà và tư vấn lại phương án phù hợp với sản lượng của văn phòng.

Thần Vũ hỗ trợ tại đâu?

Kỹ thuật Thần Vũ hỗ trợ tận nơi tại Long Biên, Gia Lâm, Đông Anh và các quận nội thành Hà Nội: Hoàn Kiếm, Ba Đình, Đống Đa, Hai Bà Trưng, Cầu Giấy, Thanh Xuân, Hoàng Mai, Tây Hồ, Nam Từ Liêm, Bắc Từ Liêm, Hà Đông. Khách ở xa có thể gửi máy về xưởng tại Long Biên hoặc nhờ tư vấn từ xa qua Zalo.

Câu hỏi thường gặp

Văn phòng 10 người nên thuê hay mua? Tùy sản lượng; in ít nên dùng máy in laser đa năng, in nhiều ổn định thì cân nhắc mua máy cũ kèm bảo trì.

Thuê máy có phải trả tiền mực? Thường đã gồm trong phí thuê; kiểm tra hợp đồng.

Máy photocopy cũ dùng được bao lâu? Máy chọn tốt, bảo trì đều có thể dùng nhiều năm.

Thần Vũ có tư vấn chọn máy? Có, khảo sát nhu cầu miễn phí tại Hà Nội. Liên hệ Zalo 0983.504.555.

Cần tư vấn thuê hay mua máy photocopy?

Gọi 0965.305.158 · Zalo 0983.504.555 · Máy bàn 024 3992 1369. Thần Vũ tư vấn miễn phí, sửa máy in, máy tính, thiết bị văn phòng tận nơi tại Hà Nội; báo giá trước khi làm.