Chọn máy in, máy photocopy, máy chiếu cho trường học: gợi ý theo từng bộ phận

Trường học có nhu cầu in ấn theo mùa: đầu năm in hồ sơ, sổ sách; giữa kỳ và cuối kỳ in đề thi; quanh năm in giáo án, thông báo, bài tập. Thiết bị cần bền, dễ dùng, chi phí mực thấp và có kỹ thuật hỗ trợ nhanh vào cao điểm.

Tóm tắt nhanh

Phòng hành chính: máy photocopy đa năng hoặc máy in laser tốc độ cao.
Kế toán: máy in laser bền, máy in hai mặt; máy scan lưu chứng từ.
Phòng học: máy chiếu hoặc màn hình tương tác; máy tính ổn định.

Phòng hành chính trường học với máy in và máy photocopy

Gợi ý theo bộ phận

Bộ phận	Thiết bị gợi ý	Ghi chú
Hành chính, văn thư	Máy photocopy đa năng, máy scan nạp giấy	In, photo số lượng lớn, scan văn bản đến
Kế toán	Máy in laser in hai mặt, máy hủy tài liệu	Bảo mật chứng từ
Tổ chuyên môn	Máy in laser đen trắng	In giáo án, bài tập
Phòng học	Máy chiếu, máy tính, loa	Bảo dưỡng lọc bụi máy chiếu
Mầm non	Máy in màu, máy ép plastic	In tranh, thẻ, đồ dùng học tập

Chuẩn bị cho mùa thi

Bảo dưỡng máy photocopy, thay linh kiện hao mòn trước đợt thi 2–3 tuần.
Dự trữ mực, giấy đủ cho cả đợt.
Có máy dự phòng hoặc thỏa thuận hỗ trợ khẩn với đơn vị kỹ thuật.
Khu vực in đề thi riêng, có máy hủy tài liệu cho bản in hỏng.

In, photo đề thi số lượng lớn trong mùa thi

Lịch bảo trì gợi ý

Hè: bảo dưỡng tổng thể máy in, photocopy, máy chiếu, máy tính; cài lại máy chậm.
Trước thi học kỳ: kiểm tra máy photocopy, mực, giấy.
Hằng tháng: vệ sinh lọc bụi máy chiếu, kiểm tra máy in hay dùng.

Xem thêm lịch bảo dưỡng máy in định kỳ và chọn máy chiếu.

Kỹ thuật viên bảo trì máy in trước năm học mới

Ca thực tế

Một trường tiểu học ở Long Biên thường bị máy photocopy hỏng đúng tuần thi. Thần Vũ đề xuất bảo dưỡng vào tháng 7 và trước mỗi đợt thi, thay sẵn linh kiện hao mòn. Năm học đó, các đợt in đề diễn ra suôn sẻ, không phải mang đề ra ngoài photo.

Thần Vũ nhận Sửa máy photocopy tại nhà, Sửa máy in tại nhà Hà Nội, Sửa máy tính tại nhà Hà Nội, Sửa chữa máy văn phòng tại Long Biên cho trường học tại Hà Nội.

Các bước lập kế hoạch trang bị thiết bị in ấn cho trường

Trước khi chọn máy in, máy photocopy, máy chiếu cho trường học, ban giám hiệu và bộ phận hành chính nên đi qua các bước sau để tránh mua thừa hoặc thiếu.

Khảo sát nhu cầu từng bộ phận: mỗi tháng in bao nhiêu trang, cao điểm vào thời gian nào, có cần in màu, scan hay không.
Kiểm kê thiết bị hiện có: máy nào còn tốt, máy nào hay hỏng, máy nào đã quá cũ, linh kiện khó tìm.
Quyết định in tập trung hay phân tán: in số lượng lớn (đề thi, tài liệu chung) dồn về máy photocopy ở văn phòng; tổ chuyên môn dùng máy in laser riêng cho việc hằng ngày.
Chuẩn hóa dòng máy: hạn chế số mẫu máy khác nhau để dùng chung loại mực, linh kiện, dễ dự trữ.
Tính chi phí mỗi trang chứ không chỉ giá mua máy. Cách tính có trong bài chi phí in mỗi trang của máy in.
Chọn đơn vị kỹ thuật hỗ trợ gần trường, phản hồi nhanh, đặc biệt trong mùa thi.

Quản lý máy in, máy photocopy dùng chung trong trường

Trường học có nhiều giáo viên cùng dùng một máy nên dễ phát sinh in lãng phí, kẹt giấy do dùng sai giấy, hoặc không ai báo hỏng. Một vài cách quản lý đơn giản:

Giao một người phụ trách mỗi máy: theo dõi mực, giấy, báo kỹ thuật khi có lỗi.
Dán hướng dẫn ngắn cạnh máy: cách nạp giấy, cách xử lý khi báo kẹt, số điện thoại người phụ trách.
Mặc định in hai mặt với tài liệu nội bộ để tiết kiệm giấy. Tham khảo thêm máy in 2 mặt tự động có nên mua.
Ghi sổ số bản chụp theo tổ hoặc theo đợt để dự trù mực, giấy chính xác hơn.
Áp dụng quy định sử dụng chung: có thể điều chỉnh từ mẫu trong bài quy định sử dụng máy in chung trong văn phòng.

Sai lầm thường gặp khi trang bị thiết bị cho trường học

Dùng máy in nhỏ để in đề thi số lượng lớn: máy chạy quá tải, dễ hỏng đúng lúc cao điểm.
Đợi đến sát kỳ thi mới bảo dưỡng: linh kiện cần đặt hàng sẽ không kịp, phải mang đề ra ngoài photo, ảnh hưởng bảo mật.
Không dự trữ mực, giấy: hết mực giữa đợt in đề, phải chờ giao hàng.
Để máy chiếu bám bụi quanh năm: máy nóng, hình mờ, bóng đèn nhanh yếu.
Mỗi tổ tự mua máy theo ý thích: nhiều hãng, nhiều loại mực, khó bảo trì và khó quản lý chi phí.

Lưu ý riêng với máy chiếu và máy scan trong trường

Máy chiếu phòng học

Phòng học nhiều ánh sáng tự nhiên cần máy chiếu đủ sáng hoặc rèm che tốt. Nên thống nhất cổng kết nối (HDMI) và chuẩn bị sẵn bộ chuyển đổi cho giáo viên dùng laptop đời mới. Tắt máy đúng cách, chờ quạt dừng rồi mới rút điện để bóng đèn bền hơn.

Máy scan cho văn thư, kế toán

Văn thư cần scan văn bản đến, hồ sơ học sinh nên ưu tiên máy scan nạp giấy tự động, scan hai mặt. Dữ liệu sau khi scan cần đặt tên thống nhất và sao lưu định kỳ để tra cứu dễ dàng.

Kinh nghiệm từ kỹ thuật Thần Vũ

Với các trường học, thời điểm bảo dưỡng hiệu quả nhất là kỳ nghỉ hè và vài tuần trước mỗi đợt thi. Nên chạy thử máy photocopy với một lượng bản chụp lớn sau bảo dưỡng để chắc máy ổn định. Trường có máy photocopy dùng nhiều nên chủ động đổ mực máy photocopy và chuẩn bị sẵn linh kiện hao mòn. Khi máy gặp sự cố trong mùa thi, dịch vụ sửa máy photocopy tại nhà giúp xử lý ngay tại trường, giữ an toàn cho đề thi.

Thần Vũ hỗ trợ tại đâu?

Kỹ thuật Thần Vũ hỗ trợ tận nơi tại Long Biên, Gia Lâm, Đông Anh và các quận nội thành Hà Nội: Hoàn Kiếm, Ba Đình, Đống Đa, Hai Bà Trưng, Cầu Giấy, Thanh Xuân, Hoàng Mai, Tây Hồ, Nam Từ Liêm, Bắc Từ Liêm, Hà Đông. Khách ở xa có thể gửi máy về xưởng tại Long Biên hoặc nhờ tư vấn từ xa qua Zalo.

Câu hỏi thường gặp

Trường nhỏ có cần máy photocopy? In ít có thể dùng máy in laser đa năng; in đề thi nhiều nên có photocopy.

Máy chiếu bao lâu vệ sinh một lần? Lọc bụi nên vệ sinh hằng tháng nếu dùng thường xuyên.

Có hỗ trợ hóa đơn cho trường không? Có, liên hệ để được báo giá.

Thần Vũ có bảo trì theo năm học? Có, tại Hà Nội. Liên hệ Zalo 0983.504.555.

Trường học cần bảo trì máy in, photocopy?

Gọi 0965.305.158 · Zalo 0983.504.555 · Máy bàn 024 3992 1369. Thần Vũ tư vấn miễn phí, sửa máy in, máy tính, thiết bị văn phòng tận nơi tại Hà Nội; báo giá trước khi làm.